Gestão Documental

Na Justiça Eleitoral do Distrito Federal - JE/DF entende-se Gestão Documental como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos e processos administrativos e judiciais, recebidos e tramitados pelas unidades da Secretaria do Tribunal, da Vice-Presidência e Corregedoria Regional Eleitoral e pelas Zonas Eleitorais no exercício das suas funções e atividades, independentemente do suporte de registro da informação.

A Política de Gestão Documental da JE/DF observa os princípios e as diretrizes do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), instituído pela Resolução CNJ nº 324/2020 .

A Política de Gestão Documental da JE/DF foi instituída por meio da Resolução nº 7877/2021 tem caráter estratégico e visa proporcionar que o ambiente de atuação das unidades do Tribunal e das Zonas Eleitorais seja propício para a construção de uma instituição eficaz, responsável e inclusiva em todos os níveis.

A Política de Gestão Documental da JE/DF se aplica:

I. aos magistrados, às magistradas, aos servidores efetivos, às servidoras efetivas, aos servidores requisitados, às servidoras requisitadas, aos colaboradores terceirizados, às colaboradoras terceirizadas e ainda aos estagiários e às estagiárias da Justiça Eleitoral do Distrito Federal, independente da lotação, da atribuição e da hierarquia;

II. a todas as unidades da Secretaria do Tribunal, da Vice-Presidência e Corregedoria Regional Eleitoral e das Zonas Eleitorais do Distrito Federal e do Exterior; e

III. aos documentos e processos judiciais e administrativos, físicos ou digitais, produzidos e recebidos, em tramitação, armazenados nos arquivos setoriais e àqueles sob a custódia da unidade de gestão documental, arquivo e memória.

Para dar efetividade às diretrizes da Política de Gestão Documental da JE/DF foi elaborado pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos -CPAD-SM e homologado pelo Pleno do Tribunal o Programa de Gestão Documental - PGDM-JE/DF , por meio da Resolução nº 7878/2021 , que compreende :

I - o planejamento, a organização, o controle e a coordenação dos recursos humanos, do espaço físico, dos sistemas e dos equipamentos;

II – o estabelecimento de projetos e ações referentes à gestão documental, gestão de memória e gestão de documentos institucionais digitais;

III – o estabelecimento de normas específicas, procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente; e

IV – o estabelecimento de normas específicas e procedimentos referentes ao patrimônio histórico e cultural, aos espaços de memória e a memória institucional.

O PGDM-JE/DF tem como objetivos:

I. contemplar o ciclo de vida dos documentos;

II. garantir a acessibilidade dos documentos;

III. manter os documentos em ambiente seguro;

IV. reter os documentos somente pelo período estabelecido nas Tabelas de Temporalidade Documental da Justiça Eleitoral do Distrito Federal – Área Fim e Meio;

V. implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção e pelo tempo que for necessário;

VI. garantir as seguintes qualidades do documento institucional: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade;

VII. aperfeiçoar e desenvolver a infraestrutura para as áreas de gestão documental e de gestão da memória no âmbito da Justiça Eleitoral do Distrito Federal; e

VIII. valorizar, preservar, conservar, garantir o acesso e difundir o patrimônio histórico e cultural da Justiça Eleitoral do Distrito Federal.

O PGDM-JE/DF possui alguns instrumentos de gestão que o tornam efetivo e também conta com a atuação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD-SM para dar legitimidade às ações da gestão documental, por meio da colaboração e da interação de integrantes de formação multidisciplinar e com representatividade das unidades do Tribunal e das Zonas Eleitorais.

Os instrumentos de gestão do PGDM-JE/DF visam a dar efetividade às ações, projetos e procedimentos do Programa, eles foram aprovados pela Portaria-Conjunta nº 7/2021 e são de observância obrigatória, conforme segue::

I – os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, bem como seus respectivos metadados;

II – o Plano de Classificação de Documentos - Área Meio e Fim (PCD-AF-JE/DF e PCD-AM-JE/DF);

III – a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – Área Meio e Fim (TTD-AF-JE/DF e TTD-AM-JE/DF);

IV – a Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos ;

V – a Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos ;

VI – o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos ;

VII – o Plano para Amostra Estatística Representativa;

VIII - o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário ;

Também são consideradas ferramentas da Gestão Documental da JE/DF:

• a página do Sistema Eletrônico de Informações - SEI ;

• o Manual de Gestão Documental da Justiça Eleitoral ;


Legislação Federal

• Lei nº. 8.159/1991 : Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

• Lei nº 11.419/2006 : Dispõe sobre a informatização do processo judicial; altera a Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de Processo Civil; e dá outras providências;

• Lei nº. 12.527/2011 : Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. (Lei de Acesso a Informação - LAI);

• Lei nº 12.682/2012 : Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;

• Lei nº 13.709/2018 : Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);

• Lei nº 13.787/2018 : Dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente;

• Decreto nº 10.278/2020 : Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019 , e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 , para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.(Digitalização de Documentos);

• Decreto nº 4.073/2002 : Regulamenta a Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

• Decreto nº 7.724/2012 : Regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição.

• Medida Provisória nº 2.200-2/2001 : Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.


Normativos do Conselho Nacional de Justiça - CNJ

• Resolução nº 370/2021 : Estabelece a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário (ENTIC-JUD).

• Resolução nº 324/2020 : Institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname.


• Recomendação nº 37/2011 : Recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME e de seus instrumentos.

• Resolução nº 215/2015 : Dispõe, no âmbito do Poder Judiciário, sobre o acesso à informação e a aplicação da Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011.

• Resolução nº 91/2009 : Institui o MoReq-Jus - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário e disciplina a obrigatoriedade da sua utilização no desenvolvimento e manutenção de sistemas informatizados para as atividades judiciárias e administrativas no âmbito do Poder Judiciário.


Normativos do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

• Resolução nº 39/2014 : Estabelece diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o arquivamento e manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente, dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR;

• Resolução nº 38/2013 : Dispõe sobre a adoção das "Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos" e "Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações";

• Resolução nº 37/2012 : Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais;

• Resolução nº 31/2010 : Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes;

• Resolução nº 28/2009 : Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos - CODEARQ;

• Resolução nº 26/2008 : Estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário.


Normativos do Tribunal Superior Eleitoral - TSE

• Resolução nº 23.379/2012 : Dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivo, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral.

• Resolução nº 23.644/2021 : Dispõe sobre a Política de Segurança da Informação (PSI) no âmbito da Justiça Eleitoral.

• Portaria nº 1.013/2018 : Institui a Política de Preservação Digital da Justiça Eleitoral.


Normativos Internos

• Resolução nº 7881/2021 : Regulamento Geral do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal

• Resolução nº 7877/2021 : Institui as diretrizes da Política de Gestão Documental e de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal

• Resolução nº 7878/2021 : Dispõe sobre o Programa de Gestão Documental e de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal – PGDM-JE/DF

• Portaria-Conjunta nº 7/2021 : Aprova os instrumentos de gestão do PGDM-JE/DF