Os instrumentos de gestão do PGDM-JE/DF visam a dar efetividade às ações, projetos e procedimentos do Programa, eles foram aprovados pela Portaria-Conjunta nº 7/2021 e são de observância obrigatória, conforme segue::

I – os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, bem como seus respectivos metadados;

II – o Plano de Classificação de Documentos - Área Meio e Fim (PCD-AF-JE/DF e PCD-AM-JE/DF);

III – a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – Área Meio e Fim (TTD-AF-JE/DF e TTD-AM-JE/DF);

IV – a Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos ;

V – a Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos ;

VI – o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos ;

VII – o Plano para Amostra Estatística Representativa;

VIII - o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário ;

Também são consideradas ferramentas da Gestão Documental da JE/DF:

• a página do Sistema Eletrônico de Informações - SEI ;

• o Manual de Gestão Documental da Justiça Eleitoral ;

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, Informações Sigilosas e Gestão da Memória (CPAD-SM)

Em cumprimento ao art. 2º do Decreto nº 2.182/1997 (revogado), foi instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, no âmbito da Justiça Eleitoral do Distrito Federal, pela Portaria Presidência nº 151/2012. A CPAD passou por várias alterações dos seus membros, e também, por alterações das suas atribuições para ajustamento ao disposto no Decreto nº 4.073/2002 e na Resolução TSE nº 23.379/2012 .

Em 2019, visando ao atendimento ao disposto no art. 34 do Decreto nº 7.724/2012 , incorporou nova competência à CPAD relacionada a informações sigilosas, então a CPAD passou a ser denominada Comissão Permanente de Avaliação de Documentos inclusive Sigilosos - CPAD-S, por meio da Portaria Presidência nº 199/2019 (revogada).

Atualmente, o colegiado é denominado Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, Informações Sigilosas e Gestão da Memória – CPAD-SM , pois, em 2021, incorporou as atribuições de Comissão de Gestão da Memória, conforme o disposto no art. 39 da Resolução CNJ nº 324/2020 .

A CPAD-SM foi instituída pelo art. 5º da Resolução nº 7878/2021 , que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental e de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal - PGDM-JE/DF, a possui as seguintes atribuições:

I – analisar termo de eliminação de documentos e processos elaborado pela unidade de gestão documental, arquivo, biblioteca e memória, aprovando-o;

II - apreciar os pedidos de preservação e de alienação dos documentos a serem eliminados;

III - aprovar critérios de seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos museológicos, arquivísticos ou bibliográficos, que comporão o acervo histórico permanente da Justiça Eleitoral do Distrito Federal;

IV - aprovar e publicar o edital de ciência de descarte de documentos;

V - assessorar a autoridade classificadora superior quanto à desclassificação, reclassificação ou reavaliação de informação classificada em qualquer grau de sigilo;

VI - assessorar a Presidência na coordenação da implementação e na promoção da Política de Gestão Documental e de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal de acordo com a presente Resolução e em conformidade com os Manuais de Gestão da Memória e Documental do Poder Judiciário;

VII - autorizar a eliminação de documentos com prazos de temporalidade esgotados, conforme as TTDs-JE/DF, submetendo a sua homologação à autoridade competente;

VIII - coordenar a identificação e o recebimento de material que comporão os acervos físicos e virtuais de preservação, bem como a divulgação de informações relativas à Memória institucional;

IX - coordenar a manutenção da política de gestão da memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal, de acordo com a Resolução TRE-DF nº 7877/2021 que a aprovou, e em conformidade com esta Resolução e os manuais de gestão da memória e gestão documental do Poder Judiciário;

X - elaborar a Lista de Documentos Vitais – LDV e encaminhá-la, após recomendação do Comitê de Gestão Documental da Justiça Eleitoral - CGD-JE, para aprovação do Tribunal;

XI - elaborar o rol anual de informações desclassificadas e documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado no sítio eletrônico oficial do Tribunal;

XII - fomentar a interlocução e a cooperação entre as áreas de Arquivo, Museu, Memorial, Biblioteca e Gestão Documental da Justiça Eleitoral do Distrito Federal;

XIII - identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;

XIV - identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em papel, aqueles considerados relevantes para que sejam contemplados pelo programa de digitalização de documentos;

XV - opinar sobre a informação produzida no âmbito da Justiça Eleitoral do Distrito Federal e sua atuação para fins de classificação em qualquer grau de sigilo;

XVI - orientar e realizar os processos de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito da Justiça Eleitoral do Distrito Federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação daqueles destituídos de valor;

XVII - promover intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares;

XVIII - propor a destinação final das informações desclassificadas, indicando os documentos para guarda permanente, observado o disposto na Lei nº 8.159/1991;

XIX - propor alterações nos Planos de Classificação de Documentos – PCDs-JE/DF e nas Tabelas de Temporalidade de Documentos –TTDs-JE/DF, bem como encaminhá-los para aprovação do Tribunal e publicação, após recomendação do CGD-JE; e

XX - realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à gestão documental e à gestão da memória.

Os atuais membros que compõem aa Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, Informações Sigilosas e Gestão da Memória - CPAD-SM foram designados pela Portaria Presidência nº 117/2021 .



Atas das reuniões da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, Informações Sigilosas e Gestão da Memória (CPAD-SM)

Legislação Federal

• Lei nº. 8.159/1991 : Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

• Lei nº 11.419/2006 : Dispõe sobre a informatização do processo judicial; altera a Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973 – Código de Processo Civil; e dá outras providências;

• Lei nº. 12.527/2011 : Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências. (Lei de Acesso a Informação - LAI);

• Lei nº 12.682/2012 : Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;

• Lei nº 13.709/2018 : Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);

• Lei nº 13.787/2018 : Dispõe sobre a digitalização e a utilização de sistemas informatizados para a guarda, o armazenamento e o manuseio de prontuário de paciente;

• Decreto nº 10.278/2020 : Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019 , e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012 , para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.(Digitalização de Documentos);

• Decreto nº 4.073/2002 : Regulamenta a Lei n ^o 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

• Decreto nº 7.724/2012 : Regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5º , no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição.

• Medida Provisória nº 2.200-2/2001 : Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.

Normativos do Conselho Nacional de Justiça - CNJ

• Resolução nº 370/2021 : Estabelece a Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação do Poder Judiciário (ENTIC-JUD).

• Resolução nº 324/2020 : Institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname.

• Recomendação nº 37/2011 : Recomenda aos Tribunais a observância das normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – PRONAME e de seus instrumentos.

• Resolução nº 215/2015 : Dispõe, no âmbito do Poder Judiciário, sobre o acesso à informação e a aplicação da Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011.

• Resolução nº 91/2009 : Institui o MoReq-Jus - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário e disciplina a obrigatoriedade da sua utilização no desenvolvimento e manutenção de sistemas informatizados para as atividades judiciárias e administrativas no âmbito do Poder Judiciário.

Normativos do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

• Resolução nº 39/2014 : Estabelece diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o arquivamento e manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente, dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR;

• Resolução nº 38/2013 : Dispõe sobre a adoção das "Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos" e "Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações";

• Resolução nº 37/2012 : Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais;

• Resolução nº 31/2010 : Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes;

• Resolução nº 28/2009 : Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos - CODEARQ;

• Resolução nº 26/2008 : Estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário.

Normativos do Tribunal Superior Eleitoral - TSE

• Resolução nº 23.379/2012 : Dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivo, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral.

• Resolução nº 23.644/2021 : Dispõe sobre a Política de Segurança da Informação (PSI) no âmbito da Justiça Eleitoral.

• Portaria nº 1.013/2018 : Institui a Política de Preservação Digital da Justiça Eleitoral.

Normativos Internos

• Resolução nº 7881/2021 : Regulamento Geral do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal

• Resolução nº 7877/2021 : Institui as diretrizes da Política de Gestão Documental e de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal

• Resolução nº 7878/2021 : Dispõe sobre o Programa de Gestão Documental e de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal – PGDM-JE/DF

• Portaria-Conjunta nº 7/2021 : Aprova os instrumentos de gestão do PGDM-JE/DF