PORTARIA CONJUNTA N. 168, DE 28 DE OUTUBRO DE 2015.

O PRESIDENTE e O VICE-PRESIDENTE E CORREGEDOR REGIONAL ELEITORAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições legais, e tendo em vista o contido no PA nº 41.691/2015, RESOLVEM:

Art. 1º Instituir o Sistema Eletrônico de Informações – SEI como sistema oficial de gestão de processos e documentos eletrônicos administrativos no âmbito da Justiça Eleitoral do Distrito Federal.

Parágrafo único. O Sistema de que trata o caput será disponibilizado no dia 28 de outubro de 2015, sendo obrigatório o seu uso em todas as unidades do Tribunal, como ferramenta oficial para a produção, classificação e tramitação de documentos e procedimentos administrativos, a partir do dia 6 de novembro de 2015.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 2º Para fins deste regulamento, considera-se:

I. ASSINATURA ELETRÔNICA: registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, com vistas a firmar determinado documento com sua assinatura;

II. CAPTURA PARA O SEI: conjunto de ações que visam à incorporação de um documento ao SEI;

III. DOCUMENTO DIGITAL: documento armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

a) Nato digital: produzido originariamente em meio eletrônico; e

b) Digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento-base não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

IV. DOCUMENTO EXTERNO: documento digital de origem externa ao SEI, ou seja, não produzido diretamente no sistema, independentemente de ser nato digital ou digitalizado;

V. USUÁRIO INTERNO DO SEI: magistrados, servidores, pessoal terceirizado e estagiários de nível superior, sendo atribuído a cada um o perfil de acesso quanto à responsabilidade e desempenho das atividades;

VI. USUÁRIO EXTERNO DO SEI: pessoa física externa ao Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal que, mediante credenciamento prévio, está autorizada a ter acesso ao SEI.

Parágrafo único. O cadastramento de pessoal terceirizado e de estagiários dependerá da solicitação do titular da unidade em que tais profissionais estiverem desenvolvendo suas atividades.

Art. 3º A implantação do SEI visa a atender os seguintes objetivos:

I. propiciar celeridade, segurança e economicidade aos procedimentos;

II. reduzir o volume de processos tramitados em suporte físico;

III. garantir a qualidade e confiabilidade dos dados e das informações disponíveis;

IV. assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade, promovendo a adequação entre meios, ações, impactos e resultados; e

V. ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da Tecnologia da Informação.

CAPÍTULO II

DA GESTÃO OPERACIONAL

Art. 4º Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação prover as condições necessárias à implantação e utilização do SEI, garantindo sua disponibilidade, integridade física, confiabilidade e segurança dos documentos eletrônicos e dados nele incluídos.

Art. 5º Fica criado o Comitê Gestor do SEI com a seguinte composição:

I. titular da Assessoria de Planejamento (ASPLAN), que o coordenará;

II. titular da Coordenadoria de Soluções Corporativas (COSC), vinculada à Secretaria de Tecnologia da Informação (STI), que atuará como coordenador substituto;

III. um representante da Presidência (PR);

IV. um representante da Vice-Presidência e Corregedoria Regional Eleitoral (VPCRE);

V. um representante da Diretoria-Geral (DG);

VI. um representante da Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças (SAO);

VII. um representante da Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP);

VIII. um representante da Secretaria Judiciária (SJU);

IX. um representante da Coordenadoria de Infra-estrutura (COIE), vinculada à Secretaria de Tecnologia da Informação (STI);

X. um representante da Coordenadoria de Controle Interno (COCI); e

XI. um representante dos cartórios eleitorais, indicado pela Vice-Presidência e Corregedoria Regional Eleitoral.

Art. 6º Compete ao Comitê Gestor do SEI:

I. gerenciar o sistema no âmbito do Tribunal;

II. propor à Diretoria-Geral do Tribunal o estabelecimento de políticas e normas que garantam o adequado funcionamento do SEI;

III. encaminhar ao Tribunal Superior Eleitoral as solicitações de melhorias e desenvolvimento de funcionalidades, bem como acompanhar o andamento das demandas.

Art. 7º As reuniões do comitê ocorrerão por convocação do seu coordenador, sendo que as deliberações serão realizadas pela maioria absoluta dos membros.

Parágrafo único. O comitê poderá contar com a colaboração de servidor de unidade que não o integra, para discussão de tema que deva ser deliberado em reunião.

CAPÍTULO III

DO PROCESSO ELETRÔNICO

Art. 8º O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos de processo em suporte físico, tais como capeamento, criação de volumes, inclusão de termos, numeração de folhas, carimbos e aposição de etiquetas.

Art. 9º Os documentos no âmbito do SEI integrarão processos eletrônicos.

§ 1º Os documentos natos digitais juntados aos processos eletrônicos no SEI serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 2º Os documentos digitalizados juntados aos processos eletrônicos no SEI terão a mesma força probante do documento físico apresentado, ressalvada a alegação motivada e fundamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização.

§ 3º A documentação administrativa de origem externa será recebida e digitalizada no SEI, pela Seção de Protocolo (SEPRO), quando protocolizada no âmbito do Tribunal, e pelo Cartório Eleitoral, no âmbito das Zonas Eleitorais, devendo ser arquivados, temporariamente, nessas unidades.

§ 4º O documento recebido fisicamente, após inserido no sistema SEI, receberá os números do Processo Administrativo e de controle do documento, os quais serão anotados na parte superior direita do documento, sendo que seu descarte observará a tabela de temporalidade definida pelo Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal.

§ 5º A digitalização dos documentos externos ao SEI observará os padrões definidos no Anexo I.

§ 6º Em regra, os documentos recebidos digitalmente ou criados no sistema SEI não deverão ser impressos e/ou arquivados fisicamente.

Art. 10. Os documentos no âmbito do SEI serão de livre acesso, ressalvados os que contenham:

I. informações sigilosas;

II. de acesso restrito; e

III. de caráter personalíssimo do servidor.

Parágrafo único. As definições dos tipos de documentos elencados nos incisos serão disciplinadas por regulamento próprio.

Art. 11. Não serão digitalizados nem capturados para o SEI:

I. jornais, revistas, livros, folhetos, propagandas e demais materiais que não caracterizam documento; e

II. correspondências pessoais.

Parágrafo único. O disposto neste artigo não se aplica a documentos, correspondências e qualquer tipo de impresso, áudio e vídeo que seja submetido ou relacionado ao propósito de instrução de processo administrativo.

CAPÍTULO IV

DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 12. Os documentos eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SEI terão garantia de integridade, autoria e autenticidade asseguradas pela utilização de Assinatura Eletrônica emitida pelo próprio sistema, mediante login e senha de acesso do usuário (art. 1º, § 2º, inciso III, alínea “b”, da Lei 11.419/2006)

§1º A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§2º O Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal poderá utilizar mecanismo de assinatura digital, baseado em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICPBrasil) para garantir a integridade, autoria e autenticidade de seus documentos (art. 1º, § 2º, inciso III, alínea “a”, da Lei 11.419/2006).

§3º A instituição e a disciplina da assinatura digital prevista no parágrafo anterior dependerá de regulamento próprio.

CAPÍTULO V

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 13. A autenticidade de documentos gerados no SEI poderá ser conferida em endereço na Internet indicado no próprio documento, com uso do Código Verificador e CRC informados na tarja de assinatura do documento.

Art. 14. Os atos processuais praticados no SEI serão considerados realizados no dia e hora da respectiva assinatura eletrônica.

Art. 15. Em caso de impossibilidade técnica momentânea de produção dos documentos no sistema SEI, estes poderão ser produzidos em papel, devendo ser digitalizados e inseridos no sistema quando for restabelecida sua disponibilidade.

Art. 16. Os procedimentos administrativos tratados na Resolução TSE nº 23.184/2009, na primeira instância, bem como os constantes das classes indicadas nos Provimentos CGE n° 6/2008, nº 7/2008 e nº 3/2010, para tramitação no SEI, dependerão da edição de ato próprio da Vice-Presidência e Corregedoria Eleitoral do Distrito Federal (VPCRE).

Art. 17. O Diretor-Geral do TRE-DF supervisionará os trabalhos do Comitê Gestor do SEI e baixará os atos necessários à aplicação deste Regulamento, ressalvada a competência do Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral.

Art. 18. O inciso XII do art. 6 da Portaria GP 278, de 6/12/2012, passará a contar com a seguinte redação:

Art. 6º É da competência e da responsabilidade do gestor de contrato:

(...)

XII - encaminhar à Seção de Programação e Execução Financeira- SEPEF/CORF o PA que trata do pagamento, do qual deve constar a nota fiscal, ou o documento hábil equivalente, o ‘relatório de execução de contrato’, completa e devidamente preenchido, além dos outros documentos necessários ao pagamento;

Art. 19. O “caput” do art. 4º e o inciso III do art. 12 da Portaria GP 280, de 7/12/2012, passarão a contar com as seguintes redações:

Art. 4° Os termos de referência ou projetos básicos deverão ser submetidos à analise da SAO, antes da formalização do pedido de contratação no Sistema Eletrônico de Informação (SEI), à qual competirá verificar sua conformidade com os termos desta portaria.

(...)

Art. 12 Para fins desta portaria, considera-se:

(...)

III. Solicitação: pedido inicial formulado pela unidade solicitante, mediante preenchimento de formulários próprios do Sistema de Contratação do TREDF – SISCONTRATA, disponibilizados pela SAO na Intranet do Tribunal – página do SISCONTRATA AUXILIAR.

Art. 20. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral.

Art. 21. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação revogando-se a Portaria GP nº 219/2012.

Desembargador ROMÃO C. OLIVEIRA

Presidente

Desembargador J. J. COSTA CARVALHO

Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral

Em exercício

ANEXO I

Padrão de digitalização de documentos externos

• Digitaliações devem ser feitas em monocromático, 300 dpi (no máximo), com opção de OCR ativada.
• Notas fiscais, fotos e documentos coloridos em geral devem ser digitalizados em 100 dpi.
• Deve-se privilegiar o formato pdf.