PORTARIA CONJUNTA N. 12, DE 29 DE AGOSTO DE 2019.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL E O VICE-PRESIDENTE E CORREGEDOR REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL, em virtude das suas atribuições constitucionais e legais, e considerando; o previsto nos incisos VII, alíneas a e b, XII do art. 17 e nos incisos VIII, IX do art. 18, ambos do Regimento Interno do TRE-DF – RITREDF; o disposto na Resolução 240, de 9 de setembro de 2016, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ, RESOLVEM:

Art. 1º Instituir procedimentos para a identificação, análise e tratamento de eventuais ocorrências de ocupações críticas das unidades organizacionais do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal - TRE-DF.

Art. 2° Para fins desta portaria considera-se:

I - Ocupação Crítica - são as posições que, se ficarem vagas, precisam ser ocupadas quase que imediatamente para assegurar a continuidade do bom desempenho da organização;

II - Matriz de Versatilidade - consiste em uma representação gráfica das qualificações dos servidores do Tribunal quanto às atividades referentes ao processo em que ele atua. A sua finalidade é permitir que o gestor consiga, de forma rápida, identificar os servidores capacitados para determinada tarefa, a necessidade de novos treinamentos, a distribuição de trabalho na equipe e a sinalização da ocorrência de ocupações críticas;

III - Índice de Criticidade - índice que sinaliza a existência de provável ocupação crítica; é obtido a partir da matriz de versatilidade da unidade;

IV - Índice de Versatilidade - índice que representa a relação entre a quantidade de atividades exigidas de um servidor e a quantidade de atividades entregues pelo servidor; é obtido a partir da matriz de versatilidade da unidade;

V - Gestão de Riscos - Gestão de riscos consiste em um conjunto de atividades coordenadas para identificar, analisar, avaliar, tratar e monitorar riscos. É o processo que visa conferir razoável segurança quanto ao alcance dos objetivos;

VI - Unidades elegíveis - unidades organizacionais que devem realizar os procedimentos de identificação, análise e tratamento de eventuais ocorrências de ocupações críticas;

V - Gestor Validador - gestor que realizará a validação dos planos de ação de tratamento das ocupações críticas; preferencialmente é o gestor da unidade imediatamente superior à unidade elegível e não pode ser o gestor da unidade que elaborou o plano de ação.

Art. 3º Estão obrigadas aos procedimentos de ocupações críticas, caso ocorram, as unidades relacionadas no anexo I desta Portaria.

Parágrafo único - A Diretoria-Geral ou a Secretaria da Corregedoria Regional Eleitoral poderão determinar a realização dos procedimentos desta Portaria em qualquer unidade organizacional, sob sua responsabilidade, mesmo não listadas no anexo I.

Art. 4º Os procedimentos serão registrados no Sistema da Matriz de Versatilidade disponível na Intranet do TRE.

Art. 5º Para cada ocupação crítica o gestor da unidade deve registrar:

I – Identificação da causa de ocorrência da ocupação crítica;

II – Avaliação de Risco com a avaliação de probabilidade, impacto e controle;

III – Forma de tratamento geral da ocupação crítica;

IV – Plano de Ação para tratamento da ocupação crítica.

Art. 6º Os procedimentos de que tratam os arts. 4º e 5º são de responsabilidade dos gestores das unidades elegíveis ou seus substitutos eventuais.

Art. 7º Após a elaboração do plano de ação o gestor da unidade deve encaminhá-lo para validação pelo Gestor Validador.

Art. 8º Ficará a critério do Gestor Validador, em conjunto com o gestor da unidade a formalização do plano de ação validado no SEI.

Art. 9º São atribuições das unidades da Secretaria de Gestão de Pessoas – SGP:

I – Orientar as unidades quanto ao procedimento de identificação, análise e tratamento de ocupações críticas;

II – Orientar as unidades quanto à utilização do Sistema da Matriz de Versatilidade;

III – Realizar análise crítica das informações da ocupação crítica registrada no Sistema da Matriz de Versatilidade;

IV - Participar das reuniões de validação do plano de ação, se necessário;

V – Encaminhar à Diretoria-Geral relatórios gerenciais sobre o tratamento das ocupações críticas;

VI – Gerenciar o Sistema da Matriz de Versatilidade;

VII – Informar aos gestores das unidades elegíveis sobre eventuais situações, de que tenha conhecimento, que possam desencadear ocupações críticas e relacionadas a:

a. Requerimentos de aposentadorias/vacâncias de servidor;

b. Requerimentos de licenças prolongadas;

c. Movimentação/Lotação de servidores na unidade;

Art. 10 Cumpre aos gestores das unidades elegíveis:

I – Analisar e tratar as eventuais ocorrências de causas de ocupações críticas na unidade;

II – Realizar análise crítica das atividades com Índice de Criticidade maior do que zero indicados no Sistema da Matriz de Versatilidade;

III – Registrar as ocupações críticas no Sistema da Matriz de Versatilidade gerando o plano de ação para eliminar ou minimizar as causas de risco da ocorrência de ocupação crítica ou de seus efeitos;

III - Participar do treinamento do Sistema de Matriz de Versatilidade para registros das ocupações críticas;

IV – Cumprir as ações e os prazos estabelecidos no Plano de Ação;

V – Atualizar a Matriz de Versatilidade quando se tratar de reformulação de processos/atividades da unidade, movimentação/lotação de servidores e/ou distribuição de atividades na equipe, com ou sem a necessidade de capacitação.

Art. 11 Cumpre aos gestores validadores:

I – Realizar o procedimento de validação do plano de ação elaborado pela unidade elegível;

II – Acompanhar a execução do plano de ação de tratamento da ocupação crítica.

Art. 12 Os planos de ação de tratamento das ocupações críticas executados e concluídos serão disponibilizados na Intranet para consulta.

Art. 13 Os casos omissos serão dirimidos pela Diretoria-Geral.   

Art. 14. Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

Desembargadora Eleitoral CARMELITA BRASIL

Presidente

 

Desembargador Eleitoral WALDIR LEÔNCIO JÚNIOR

Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral do Distrito Federal

 

 

ANEXO I