PORTARIA CONJUNTA N. 19, DE 10 DE JULHO DE 2020.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL E O VICE-PRESIDENTE E CORREGEDOR REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições e considerando as deliberações tomadas no PA SEI 0002752-90.2020.6.07.8100,

RESOLVEM:

Art. 1º Alterar a Portaria Conjunta nº 5/2017, que regulamenta a utilização do Sistema Eletrônico de Informações – SEI no TRE-DF.

Art. 2º Instituir, nos termos do anexo I desta Portaria Conjunta, o Manual do Usuário do SEI, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal – TRE-DF.

Art. 3º Em razão da alteração do nome da Seção o inciso X do art. 4º passa a vigorar com a seguinte redação:

“X – arquivo central: espaço físico destinado à guarda de documentos, de responsabilidade da Seção de Gestão Documental – SEGED”;

Art. 4º Em razão da alteração do nome das unidades os incisos I e II do art. 5º, bem como o §2º do mesmo artigo passam a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 5º Fica criado o Comitê Gestor do SEI – CG-SEI, que será composto pelos seguintes servidores:

I – titular da SEGED, que o presidirá;

II – titular do Núcleo de Protocolo – NEPRO;

(...)

§ 2º Nas ausências e impedimentos do titular da SEGED, presidirá o CG-SEI o servidor indicado no inciso II."

Art. 5º Alterar o inciso IX do art. 8º que passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 8º Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação – STIC:

(...)

IX – atuar de forma integrada com a SEGED, para o desenvolvimento e a manutenção de RDC-Arq, destinado à preservação de longo prazo dos documentos gerados no SEI, como parte integrante da Política de Segurança e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais.”

Art. 6º Alterar o caput do art. 9º que passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 9º Compete à SEGED:”

Art. 7º Em razão da alteração dos nomes das unidades o caput dos artigos 10 e 11 passam a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 10. Caberá ao NEPRO proceder a digitalização e a captura para o SEI dos documentos de procedência externa recebidos em suporte físico.

Art. 11. Compete à STIC, à SEGED e ao NEPRO desenvolver e implementar a Política de Segurança e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais do TRE-DF para a preservação e a recuperação desses documentos.”

Art. 8º Alterar o caput do art. 17 que passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 17. O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível, e será efetivado mediante preenchimento de formulário disponível no sítio do TRE-DF na internet, e posterior remessa da documentação, eletronicamente, ao e-mail nepro@tre-df.gov.br, ou por entrega pessoal ao NEPRO no Edifício Sede do TRE-DF."

Art. 9º Alterar o caput do art. 19 que passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 19. O NEPRO ou a SEDCO procederá à análise quanto à liberação de acesso externo ao SEI, em até 3 (três) dias úteis contados do recebimento da documentação, entregue na forma do artigo anterior."

Art. 10. Alterar o caput do art. 23 que passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 23. O CG-SEI deverá promover as adequações necessárias, inclusive quanto à concessão de permissão de acesso, para que o NEPRO e a SEDCO disponibilizem o acesso ao SEI aos usuários externos.”

Art. 11. Alterar os incisos III, IV, V e VI e ao §2º do art. 25 que passam a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 25. O acesso dos usuários ao SEI dar-se-á conforme os seguintes perfis:

(...)

III – administrador: concedido à STIC, ao NEPRO, à SEGED e aos demais servidores indicados pelo Presidente do CG-SEI;

IV – protocolo: concedido ao NEPRO;

V – usuário externo: concedido pelo NEPRO ou pela SEDCO, na forma da Seção V.

VI – inspeção administrativa: concedido a DG;

(...)

§ 2º O usuário colaborador terá perfil básico sem assinatura, exceto quando solicitado pelo seu supervisor ao CG-SEI, mediante justificativa.”

Art. 12. Alterar os §§1º e 2º e o caput do art. 33 que passam a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 33. Após a digitalização de documento recebido em suporte físico, o documento digital correspondente será capturado para o SEI e irá compor novo PAe, que será encaminhado pelo NEPRO à unidade responsável pela matéria.

§ 1º Os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico ficarão sob guarda do NEPRO pelo prazo definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo no TRE-DF, que será contado a partir do seu recebimento.

§ 2º Nos casos de restrição técnica ou de grande volume dos documentos recebidos em suporte físico, o NEPRO procederá à sua digitalização em até 2 (dois) dias úteis contados da data do recebimento.”

Art. 13. Alterar o inciso II do art. 37 que passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 37. O usuário responsável pela abertura do PAe deverá:

(...)

II – escolher o tipo de processo adequado ao assunto, devendo consultar a SEGED em caso de dúvidas sobre a tipologia mais adequada à matéria;”

Art. 14. Alterar o inciso VI do art. 48, que passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 48. O sobrestamento poderá ser autorizado apenas por usuários ocupantes dos seguintes cargos:

(...)

VI - Secretário da Corregedoria Regional Eleitoral;

Art. 15. Alterar o art. 56 que passa a vigorar com a seguinte redação:

“Art. 56. A eliminação de documentos e PAe's será promovida pela SEGED, com o acompanhamento da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos inclusive Sigilosos – CPAD-S, e será executada de acordo com os procedimentos definidos na legislação arquivística.”

Art. 16. Acrescentar os artigos 57-A, 57-B e 57-C e a Seção XI-A à Portaria Conjunta nº 5/2017 com a seguinte redação:

“Seção XI-A

Da Exclusão e do Cancelamento de Documentos

Art. 57-A. O usuário interno pode excluir documentos que ainda não tenham se estabilizado como oficiais, segundo regras próprias do SEI, momento a partir do qual não será possível sua exclusão.

Parágrafo único. O documento excluído deixa de ser exibido na árvore de documentos do processo e não poderá ser recuperado.

Art. 57-B. O cancelamento de documentos oficiais somente poderá ser autorizado por usuários ocupantes dos seguintes cargos:

I – Presidente;

II – Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral;

III – Desembargador Eleitoral;

IV – Juiz Eleitoral;

V – Diretor-Geral;

VI – Secretário;

VII – Coordenadores;

VIII – Chefes de Gabinete da Presidência e da DG;

IX – Assessores;

X – Chefes de Seção;

XI – Chefe de Núcleo;

XII – Chefes de Cartório Eleitoral; e

XIII – Chefe de Posto Eleitoral

§ 1º O cancelamento de documento será formalizado por Termo de Cancelamento de Documento (anexo II), cujo Número SEI e teor resumido devem constar do campo motivo para cancelamento do documento no SEI.

§ 2º O documento cancelado continua a ser apresentado na árvore de documentos do processo, porém, se torna inacessível e apresenta marcação própria de documento cancelado.

§ 3º Com exceção dos cargos listados no incisos I, II, III e IV do art. 57-B, em caso de um dos usuários ocupantes dos demais cargos requererem o cancelamento de documento, com o devido preenchimento do Termo de Cancelamento de Documentos, cabe à chefia imediatamente superior a homologação da operação.

Art. 57-C. É vedado o cancelamento de documentos assinados por outras unidades administrativas.”

Art. 17. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador HUMBERTO ADJUTO ULHÔA

Presidente

Desembargador J. J. COSTA CARVALHO

Vice-Presidente e Corregedor Regional Eleitoral

ANEXO I - MANUAL DO SEI

ANEXO II - TERMO DE CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS