PORTARIA PRESIDÊNCIA N. 181, DE 22 DE MAIO DE 2009.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições legais e considerando o contido no PA nº. 5.698/2009,

RESOLVE:

Art. 1º. Estabelecer normas e diretrizes para a protocolização, organização, tramitação e arquivamento de Procedimentos Administrativos, em especial aqueles que envolvam atos de realização de despesas, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal.

Parágrafo único. O termo Procedimento Administrativo será adotado, no âmbito deste Tribunal Regional Eleitoral, para os documentos que se caracterizam como sucessão de atos coordenados que tramitam pelas unidades organizacionais, visando à obtenção de decisões administrativas, a fim de distingui-los de Processo Administrativo, definido como o conjunto de atos coordenados para a obtenção de decisão de competência do Tribunal ou de Magistrado.

DA FORMALIZAÇÃO

Art. 2º. A formalização de Procedimento Administrativo – PA, de que trata esta portaria, será efetuada pela Seção de Protocolo - SEPRO/CSEG, da Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças, mediante registro no Sistema de Andamento de Processos – SADP, a partir de solicitação, por escrito, de ocupante de encargo de chefia de nível igual ou superior a Chefe de Seção, salvo a hipótese prevista no § 2º do art. 3º desta portaria.

Art. 3º. Os PA’s relativos a contratações para fornecimento de bens e serviços constituir-se-ão de duas espécies: o principal, que der origem à contratação, e o acessório, que será utilizado exclusivamente para o pagamento da despesa.

§ 1º Será aberto PA acessório nos seguintes casos:

I – quando se tratar de contratação de serviços de execução continuada, assim considerados aqueles de necessidade permanente para a manutenção das atividades do Tribunal e cuja vigência dos contratos possa ser prorrogada no limite da Lei nº. 8.666, de 21 de junho de 1993;

II - quando se tratar de contratos de execução de obras de construção civil;

III - quando o PA principal der origem a várias contratações (por termo formal de contrato ou instrumento equivalente), destinadas ao fornecimento de bens ou serviços, em parcela única, ou não, e por mais de uma empresa, quando haverá um PA acessório para cada contratada;

IV – demais contratos de vigência superior a 1 (um) ano.

§ 2º A abertura de PA acessório, exigida para os casos previstos nesta portaria, será providenciada pelo executor do contrato, mediante solicitação à SEPRO.

§ 3º O PA acessório terá numeração própria no SADP, com vinculação ao PA principal.

§ 4º Nas demais contratações não previstas neste artigo, relativas ao fornecimento de bens ou serviços, o pagamento da despesa ocorrerá no respectivo PA principal.

DA ORGANIZAÇÃO

Art. 4º. Os PA’s, de que trata esta portaria, serão organizados na ordem que segue:

I - capa, confeccionada na cor branca;

II - documento inicial – aquele que der origem ao procedimento;

III - demais documentos relacionados com os atos e fatos enunciados no processo e necessários ao deslinde de sua finalidade.

Art. 5º. O PA acessório constituir-se-á, além da capa e do documento inicial (artigo 4º, incisos I e II), dos seguintes documentos:

I - cópia do edital e da proposta da contratada;

II - cópia do contrato, de termos aditivos e de apostilamentos;

III - cópia da nota de empenho;

IV - cópia do despacho de designação do executor do contrato;

V - documentos comprobatórios dos bens fornecidos ou serviços prestados, necessários ao pagamento da despesa (nota fiscal/fatura/recibo);

VI - cópia da ordem de serviço, quando for o caso;

VII - demais documentos indispensáveis à verificação da regularidade da liquidação da despesa.

Parágrafo único. Os documentos de que trata o inciso V deste artigo deverão ser protocolados na SEPRO e encaminhados ao executor do contrato para juntada ao PA acessório.

Art. 6º. Na capa do PA, cujo preenchimento será de responsabilidade da SEPRO, deverão constar as informações que seguem:

I - número do protocolo;

II - nome da pessoa física, ou jurídica, ou da unidade administrativa interessada;

III - número do documento de origem;

IV - assunto;

V - número do PA principal, quando se tratar de PA acessório;

VI - número dos PA’s anexos e apensos.

Parágrafo único. O assunto será feito constar de forma concisa e clara e compreenderá as informações estritamente necessárias à identificação do correspondente objeto.

Art. 7º. As folhas constantes do PA serão numeradas sequencialmente e rubricadas no canto superior direito, a partir do documento inicial, que receberá o número dois, utilizando-se de carimbo ou timbre personalizado, inicialmente na SEPRO, e, posteriormente, nas demais unidades administrativas que juntarem documentos.

§ 1º Não serão consideradas, para efeito de numeração de páginas dos PA’s, as contracapas e as capas dos volumes subsequentes ao primeiro.

§ 2º No caso de erro ou rasura na numeração de folhas do PA, caberá à unidade onde se der o fato, verificada a impossibilidade de substituição da peça, proceder às retificações necessárias, lavrando-se certidão sobre o ocorrido, a qual virá após a última folha renumerada.

Art. 8º. Em qualquer ato praticado no PA, deverão ser indicados o nome completo, a matrícula, o cargo ou função e a assinatura do servidor responsável, bem como a respectiva unidade.

Art. 9º. Quando da inclusão de documentos no PA, deverá ser observada a ordem cronológica dos fatos ocorridos e dos atos praticados.

Art. 10. A emissão de pareceres, despachos de expediente e andamento no PA dar-se-ão em folhas de papel no padrão A-4, com timbre do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal, e de acordo com os padrões estabelecidos no Manual de Atos Administrativos implantado pela Portaria-GP nº. 171, de 27 de junho de 2008.

Parágrafo único. Quando houver necessidade de juntada de documento de tamanho inferior ao mencionado no caput, o mesmo deverá ser colado em folha em branco, de tamanho A4 com timbre, de modo a possibilitar a leitura do conteúdo, incluído o verso, se houver, devendo a numeração, consignada no canto superior da folha, alcançar o documento e a folha em que foi colado.

Art.11. Poderão ser juntados ao procedimento administrativo exclusivamente os documentos que servirão de instrução e de suporte aos atos nele praticados, sendo vedada a inclusão de documentos na contracapa sem motivação expressa.

Art. 12. O PA principal e o acessório ficarão em poder do executor do contrato para a movimentação necessária, quando demandada a instrução ou a prática de atos, segundo a finalidade estabelecida nesta portaria.

§ 1º Quaisquer alterações contratuais, formalizadas por aditamento ou apostilamento, que venham a ocorrer no decurso do contrato, deverão sempre ser instruídas e formalizadas no PA principal, sendo vedada abertura de qualquer novo PA ou a utilização do PA acessório para esse fim.

§ 2º A unidade responsável pela elaboração de contratos, tão logo seja concluída eventual alteração contratual, encaminhará o PA principal ao executor do contrato para acompanhamento, o qual fica obrigado a proceder à juntada das cópias dos correspondentes termos (aditivo ou apostila) aos autos do PA acessório.

§ 3º Dar-se-á, também no correspondente PA principal, a instrução para aplicação de penalidade por descumprimento contratual.

Art. 13. Durante a vigência do contrato, o pagamento da despesa ocorrerá em um único PA: o Principal, que der origem à contratação, ou o acessório, este obrigatório para os casos previstos no art. 3º desta portaria.

Parágrafo único. Fica vedada a prática de atos de pagamento de despesa por meio de qualquer outro instrumento que não seja o PA que deu origem à contratação ou o acessório.

DA ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUME

Art. 14. Os PA’s de que trata esta portaria deverão ser constituídos por volumes de, no máximo, duzentas folhas, ficando vedada a separação das folhas constitutivas de um documento em volumes distintos.

Parágrafo único. Quando constatado que o documento a ser juntado ultrapassará o limite de folhas definido no caput, este deverá integrar o volume seguinte, encerrando-se o volume anterior, nesse caso, com menos de duzentas folhas.

Art. 15. O encerramento e a abertura do novo volume serão realizados pela unidade detentora do PA, mediante termo próprio, datado e assinado pelo responsável pela unidade, em folha complementar numerada.

§ 1º O novo volume deverá ter capa com a informação de seu número e demais dados constantes da capa do volume inicial, definidos no Art. 6º.

§ 2º O volume encerrado deverá ser imediatamente encaminhado à Seção de Arquivo – SEARQ, para digitalização e geração de duas cópias em CD-ROM, não regravável, que serão encaminhadas ao executor do contrato, juntamente com o volume já digitalizado, para juntada de uma ao respectivo volume.

§ 3º A outra cópia em CD-ROM será fixada na contracapa do último volume.

DA JUNTADA DE DOCUMENTOS E DE PA’S

Art. 16. A juntada de documentos ou de PA’s será realizada pela Seção detentora do respectivo procedimento ou pelo executor de contrato.

DA TRAMITAÇÃO

Art. 17. A tramitação de PA deverá ser objeto de rigoroso controle por parte de todas as unidades administrativas, que deverão manter o SADP devidamente atualizado, reponsabilizando-se por eventual extravio do documento, cabendo a unidade que por último movimentar o respectivo procedimento o seu lançamento.

§ 1º O PA somente poderá ser movimentado com as folhas regularmente numeradas e rubricadas.

§ 2º Ao movimentar o PA, o servidor responsável deverá proceder no SADP, da forma estabelecida abaixo:

I - de forma sucinta, descrever o(s) ato(s) praticado(s) em sua unidade e/ou o que deverá ser realizado na unidade administrativa para onde o PA está sendo enviado, sendo vedadas expressões genéricas como ‘para providências’, ‘devidos fins’ e afins;

II - consignar o número da última página e a quantidade de volumes;

III - emitir a respectiva guia de recebimento que acompanhará os autos até o destino, onde serão recebidos, consignando-se a data, hora, o nome e a matrícula do servidor responsável pelo recebimento;

§ 3º Ocorrendo movimentação do PA sem a observância das providências previstas neste artigo, será obrigatória a devolução do mesmo à unidade que por último movimentar o procedimento, para a necessária regularização.

DO ARQUIVAMENTO

Art. 18. Adotar-se-á, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do DF, a Resolução n° 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação dos Documentos de Arquivo, relativos às atividades meio, como diretriz a ser utilizada, no que couber.

Art. 19. Quando encerrado, o PA será arquivado provisoriamente na unidade administrativa interessada, mediante termo de arquivamento, e aguardará o cumprimento do prazo de guarda da fase corrente, conforme o disposto na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do CONARQ.

§ 1º Cumprido o prazo de guarda na fase corrente, a unidade administrativa interessada encaminhará o PA à SEARQ, para arquivamento definitivo.

§ 2º O encaminhamento a que se refere o parágrafo anterior ocorrerá simultaneamente, no que respeita aos PA’s principal e acessório, após a juntada deste àquele e respectivo registro no SADP pela unidade administrativa interessada, antes da remessa.

Art. 20. Considera-se encerrado o PA:

I - pela desistência expressa do interessado ou pelo indeferimento do pleito;

II - pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos dela decorrentes;

III - quando exaurido o contrato por término da vigência ou rescisão e confirmada a inexistência de pendências;

IV - quando seu trâmite for interrompido por período superior a um ano, por inércia da parte interessada.

Parágrafo único. A condição de PA encerrado, nos termos deste artigo, deverá ser atestada pela unidade responsável pela execução do contrato e pelo órgão de contabilidade deste Tribunal, confirmando não restar pendência a sanear, no âmbito de suas competências.

Art. 21. Os PA’s sob a guarda da SEARQ serão acondicionados em caixas-arquivos, as quais receberão etiqueta, que conterá o número da caixa, descrição do conteúdo (tipo documental e número de protocolo/processo), procedência, ano, o prazo de guarda na fase intermediária e destinação final.

Art. 22. A guarda do PA, pela SEARQ, deverá ser registrada no SADP, consignando-se os dados necessários à sua localização.

§ 1º Os PA’s de que trata esta portaria poderão ser consultados nas dependências da SEARQ, por servidores deste Tribunal ou terceiros interessados, sendo que o acesso a informações sigilosas é restrito e condicionado à necessidade de conhecer.

§ 2º Se for necessária a saída do PA das dependências da SEARQ, o interessado deverá formalizar o pedido junto ao SADP.

§ 3º As solicitações de cópias de peças do PA arquivado poderão ser atendidas, mediante o preenchimento de requerimento específico disponível na SEARQ.

Art. 23. Expirado o prazo de guarda na fase intermediária, os PA’s arquivados na SEARQ serão devidamente analisados, avaliados e selecionados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, que fará a identificação dos documentos para guarda permanente e daqueles destituídos de valor, estes destinados à eliminação, observadas as diretrizes do CONARQ.

Parágrafo Único. À CPAD também compete identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em papel, aqueles considerados relevantes para que sejam contemplados pelo programa de digitalização de documentos.

DO DESENTRANHAMENTO

Art. 24. O desentranhamento de folhas de PA’s será realizado pela unidade administrativa interessada e será certificada por seu dirigente, conforme segue:

I - citar as folhas retiradas e o motivo que provocou o desentranhamento;

II – substituir, no PA, as folhas retiradas pelas respectivas cópias, que deverão ser autenticadas por servidor do TRE-DF;

III – caso as folhas desentranhadas forem juntadas a outro PA, citar o número deste;

IV – registrar o desentranhamento no SADP.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 25. No caso dos encaminhamentos a que se referem o § 2º do Art. 15 e o § 1º do Art. 19, deverá ser observado, pela unidade que encaminhar o PA, o que segue:

I - todos os termos, certidões e demais atos deverão estar em conformidade com o definido nos Arts. 8º, 17 e 24 desta portaria;

II - o volume ou o PA terá que estar devidamente encerrado;

III - não deverão constar do respectivo PA grampos, clipes ou qualquer outro objeto estranho;

IV - o volume ou o PA terá que estar devidamente classificado, conforme o Código de Classificação de Documentos de Arquivo do CONARQ.

V - o código da classificação a que se refere o inciso anterior será colocado no canto superior da capa do PA, bem como nas primeira e última folha, com lápis 5B ou 6B.

Art. 26. Aplicar-se-á, no âmbito do TRE-DF, o Manual de Rotinas para a Gestão de Documentos, o qual será atualizado, em conjunto, pelas SEPRO e SEARQ, no prazo de 60 (sessenta) dias contados da publicação deste ato.

Parágrafo Único. O Manual referido no caput deste artigo detalhará as rotinas e os procedimentos relativos às atividades de protocolo e arquivo neste Tribunal, inclusive no que respeita aos modelos de certidões e outros termos necessários.

Art. 27. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral.

Art. 28. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário, em especial, as Ordens de Serviço nº 14, de 14.10.96, nº 14, de 17.12.98, nº 10, de 04 de novembro de 1997, nº 03, de 10.04.2002, e as Portarias GP nº 170, de 04 de julho de 2006, e nº 17, de 31 de janeiro de 2007.

Desembargador DÁCIO VIEIRA

Presidente