PORTARIA PRESIDÊNCIA N. 278, DE 6 DE DEZEMBRO DE 2012.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições legais e considerando as disposições dos artigos 62 e 63 da Lei n° 4.320, de 17 de março de 1964, do artigo 67 da Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993, bem assim o contido no Procedimento Administrativo n° 10.104/06, RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer que todo contrato de obras, de prestação de serviços e aquisição de materiais, bem como quaisquer outros instrumentos que envolvam compromissos financeiros de responsabilidade deste Tribunal, sejam acompanhados por servidor designado para esse fim, denominado gestor de contrato, que terá o respectivo substituto, sendo facultada à Administração a designação de fiscal(is) de contrato, com a finalidade de assegurar a fiel execução do objeto contratual.

Parágrafo único. Em casos específicos, a Administração poderá ainda designar comissão para gestão ou fiscalização do contrato e deverá designá-la nos casos previstos no art. 15, § 8º da Lei 8.666/93.

DESIGNAÇÃO

Art. 2º Compete ao Secretário de Administração, Orçamento e Finanças, nos autos do respectivo Procedimento Administrativo - PA de contratação e por indicação do titular da unidade administrativa que solicitou a contratação, a designação para as funções de que trata o caput do art. 1º.

Parágrafo único. É facultada a indicação de um mesmo servidor para atuar como gestor e fiscal ou gestor e fiscal substituto em mais de um contrato.

Art. 3º Não poderá ser designado gestor ou fiscal de contrato servidor que:

I. esteja respondendo a inquérito administrativo;

II. atue como ordenador de despesas delegado;

III. possua com o contratado relação comercial, econômica, financeira, civil ou trabalhista;

IV. seja amigo íntimo ou inimigo capital do contratado ou dos dirigentes do contratado;

V. possua em seus registros funcionais punições administrativas, nos últimos 5 (cinco) anos, em decorrência da prática de atos lesivos ao patrimônio público, em qualquer esfera do governo;

VI. tenha sido responsabilizado, nos últimos 2 (dois) anos, por irregularidades junto a tribunais de contas;

VII. possua condenação em processo criminal por crimes contra a Administração Pública;

VIII. por motivos éticos, não possa exercer a função com austeridade exigida pelo interesse público ou, em a exercendo, comprometa a imagem pública da instituição.

Art. 4º Deverá ser evitada, sempre que possível, a designação, para atuar como gestor ou fiscal, de servidor que:

I. atue como gestor financeiro;

II. esteja sendo indicado para o recebimento definitivo do objeto;

III. seja responsável pelo pagamento do objeto;

IV. esteja respondendo a sindicância ou processo administrativo disciplinar na condição de responsável ou indiciado.

Art. 5º É recomendada a contratação de fiscal de contrato nas seguintes hipóteses:

I. quando a fiscalização do contrato estiver entre as atividades que integram o elenco de atribuições de profissão regulamentada em Lei e o Tribunal não dispuser de servidor com habilitação técnica compatível com as respectivas funções de fiscalização;

II. o servidor habilitado esteja desempenhando outras atribuições que tornem inviável o desempenho eficiente da atividade de fiscalização;

III. haja necessidade de auxílio técnico ao servidor habilitado.

Parágrafo único. Para efetivação da contratação mencionada no caput, a unidade interessada deverá demonstrar junto à Administração a respectiva vantajosidade.

OBRIGAÇÕES DO GESTOR E DO FISCAL DE CONTRATO

Art. 6º É da competência e da responsabilidade do gestor de contrato:

I. realizar atenta leitura do instrumento contratual, com vistas a zelar pelo fiel cumprimento do que foi contratado, devendo relatar e submeter à consideração superior, quando necessário, todos os fatos relevantes que eventualmente possam comprometer a execução do contrato;

II. verificar se a contratada apresentou a respectiva garantia, caso estabelecida no contrato, e, nos casos em que constatar a inexistência do documento que comprove o cumprimento de tal obrigação, encaminhar o respectivo PA à Coordenadoria de Material e Patrimônio, para providenciar a necessária regularização;

III. realizar emissão da respectiva ordem de serviço – ou encaminhar solicitação para tal, conforme o caso, quando necessária e antes do início da execução do contrato -, bem como juntar a respectiva cópia ao correspondente PA, da qual deve constar a data do recebimento pela contratada;

IV. cuidar para que a contratada cumpra com todas as obrigações contratuais assumidas;

V. encaminhar proposição, com a devida justificativa, de prorrogação, por tempo determinado, do prazo de início, de conclusão ou entrega do objeto do contrato, esclarecendo sobre a repercussão financeira da prorrogação e implicação de custos adicionais;

VI. quando se tratar de assuntos relevantes, como instruções, correção de serviços ou substituições de bens contratados e afins, realizar todas as comunicações à contratada por escrito;

VII. tomar a termo todas as reuniões, realizadas com o representante da contratada, que tratem de questões relevantes à execução contratual;

VIII. encaminhar pedido de esclarecimentos, junto às autoridades competentes, quanto a dúvidas suscitadas pelo contratado, que não possam ser resolvidas com base somente nas cláusulas contratuais;

IX. dar ciência ao chefe da seção e/ou ao coordenador da área à qual esteja afeta a contratação, a fim de que sejam adotadas as medidas legais cabíveis:

a) de quaisquer irregularidades verificadas durante a execução do contrato;

b) de alterações necessárias ao projeto de obras ou de serviços, bem assim nas quantidades de materiais contratados, com as respectivas justificativas e reflexos financeiros no contrato;

c) de ocorrências de fatos que possam acarretar dificuldades ao bom andamento das obras, dos serviços ou do recebimento de materiais contratados.

X. encaminhar solicitação, motivadamente e sempre que necessário, de parecer de especialista relativo ao objeto do contrato;

XI. atestar a realização de obras e de serviços ou o recebimento de materiais, observando rigorosamente as especificações e os procedimentos previamente estabelecidos no contrato e no edital, devendo constar da nota fiscal ou do documento hábil correspondente os valores e as quantidades contratados;

XII. encaminhar à Seção de Programação e Execução Financeira- SEPEF/CORF o PA que trata do pagamento, do qual deve constar a nota fiscal, ou o documento hábil equivalente, o ‘relatório de execução de contrato’ que integra o SISCONTRATA ON LINE, completa e devidamente preenchido, além dos outros documentos necessários ao pagamento;

XII - encaminhar à Seção de Programação e Execução Financeira- SEPEF/CORF o PA que trata do pagamento, do qual deve constar a nota fiscal, ou o documento hábil equivalente, o ‘relatório de execução de contrato’, completa e devidamente preenchido, além dos outros documentos necessários ao pagamento; (Redação dada pela Portaria Conjunta nº 168/2015)

XIII. encaminhar o PA à CORF, com solicitação de empenhamento necessário, quando o valor empenhado nos autos não for suficiente para cobrir as despesas contratuais durante todo o exercício em curso;

XIV. encaminhar, com todas as informações que lhes forem afetas, pedidos relativos a reajuste, repactuação ou a reequilíbrio econômico-financeiro do contrato à Coordenadoria de Material e Patrimônio, para a necessária instrução;

XV. quando houver previsão contratual, iniciar os procedimentos para a concessão de reajuste automático;

XVI. propor prorrogação contratual por prazo determinado, com as devidas justificativas e antecedência mínima conforme segue, contadas do vencimento da vigência do contrato:

a) cento e oitenta dias, nos casos de prestação de serviços de execução continuada;

b) sessenta dias, nos demais casos.

XVII. encaminhar proposição de nova contratação com antecedência mínima 120 dias do término de vigência do contrato, quando não se tratar de prorrogação contratual;

XVIII. comunicar, com antecedência mínima de trinta dias, a insuficiência de recursos materiais ou pessoais para a boa fiscalização do contrato;

XIX. comunicar formalmente à contratada os danos eventualmente causados, no exercício da execução contratual, por seus empregados ao Tribunal ou a terceiros, requerendo as providências reparadoras necessárias;

XX. antes ou logo no início da execução, promover reunião com a presença do contratado, do fiscal do contrato e dos dirigentes da unidade requisitante da contratação, para os necessários esclarecimentos a respeito execução contratual, registrando em ata as respectivas deliberações;

XXI. sempre que julgar necessário para garantir a regular execução contratual, promover reuniões com o contratado, o fiscal do contrato ou o dirigente da unidade requisitante da contratação, registrando em ata as respectivas deliberações

XXII. glosar da fatura a ser paga quantia equivalente à parte do serviço não realizado ou material não entregue, quando a contratada se recusar substituir a nota fiscal ou o documento hábil equivalente;

XXIII. quando se tratar de objeto cuja execução ocorra em etapas ou períodos, anotar as ocorrências relevantes na execução do contrato no livro de registro próprio.

§ 1º. O gestor do contrato disporá de até cinco dias úteis para a providência a que se refere o incico XII, contados a partir do recebimento formal da nota fiscal ou do documento hábil equivalente, incluído nesse prazo o necessário para a realização do respectivo atesto no verso do documento, ou informar no PA correspondente as razões que o impeçam de fazê-lo.

§ 2º. Os encaminhamentos a que se refere este artigo deverão ser feitos por meio do chefe da seção e/ou do coordenador da área à qual esteja afeta a contratação, que obrigatoriamente se manifestará a respeito.

§ 3º. Ficam obrigados o gestor de contrato e/ou substituto, bem assim os titulares referidos no parágrafo anterior, nos casos de pagamento de despesas e de necessidade de alterações contratuais, a recorrer à Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade e à Coordenadoria de Material e Patrimônio, respectivamente, para os esclarecimentos prévios julgados necessários, com vistas à celeridade nos correspondentes procedimentos de pagamento e de instrução do ajuste contratual solicitado, por parte daquelas coordenadorias.

§ 4º. Quando se tratar de prestação de serviços terceirizados, constituir-se obrigação adicional do(s) gestor(es) de contrato verificar mensalmente o cumprimento das obrigações trabalhistas e sociais, exigindo, dentre outras, as seguintes comprovações:

a) a prova de regularidade para com a Seguridade Social, FGTS, Justiça do Trabalho e demais regularidades fiscais exigidas em contrato;

b) recolhimento do FGTS, referente ao mês anterior;

c) apresentação da GFIP correspondente aos empregados relacionados ao contrato;

d) pagamento de salários no prazo previsto em Lei, referente ao mês anterior;

e) fornecimento de vale transporte e auxílio alimentação quando cabível;

f) pagamento do 13º salário;

g) pagamento de adicional por férias concedidas aos empregados, na forma da Lei;

h) eventuais cursos de treinamento e reciclagem que forem exigidos por lei;

i) comprovação do encaminhamento ao Ministério do Trabalho e Emprego das informações trabalhistas exigidas pela legislação, tais como: a RAIS e a CAGED;

j) cumprimento das obrigações contidas em convenção coletiva, acordo coletivo ou sentença normativa em dissídio coletivo de trabalho;

k) cumprimento das demais obrigações dispostas na CLT em relação aos empregados vinculados ao contrato,

l) quando da rescisão contratual, verificar o pagamento pela contratada das verbas rescisórias ou a comprovação de que os empregados serão realocados em outra atividade de prestação de serviços, sem que ocorra a interrupção do contrato de trabalho.

Art. 7º É de competência e de responsabilidade do fiscal de contrato:

I. realizar atenta leitura das cláusulas do instrumento contratual, notadamente daquelas afetas à execução, com vistas a zelar pelo fiel cumprimento do que foi contratado, devendo relatar e submeter à consideração superior, quando necessário, todos os fatos relevantes que eventualmente possam comprometer a execução do contrato;

II. sempre que chamado pela Administração, participar da elaboração do projeto básico ou termo de referência, buscando orientar a futura contratação;

III. atender às solicitações ou comunicações inerentes ao exercício de sua função;

IV. verificar se o fornecimento de materiais, a prestação de serviços ou a execução de obras se desenvolvem de acordo com o estabecido no instrumento contratual;

V. comunicar ao gestor do contrato as ocorrências verificadas na execução contratual, quando não puderem ser solucionadas pela intervenção somente do fiscal do contrato e das quais possam resultar prejuízo ao Tribunal;

Art. 8º Quando se tratar de obra, são obrigações adicionais dos gestores e dos fiscais de contrato:

I. exigir da contratada a Anotação de Responsabilidade Técnica - ART, junto ao CREA, nos termos da Lei nº. 6.496/77;

II. verificar alvará de licença de construção ou reforma;

III. diligenciar para que a contratada mantenha "livro diário" no local de realização dos serviços, no qual deverão ficar registradas todas as ocorrências afetas à respectiva obra, e tomar as providências que estejam sob sua alçada e encaminhar à consideração superior as que fugirem a sua competência;

IV. analisar e aprovar o projeto das instalações provisórias e canteiro de serviço apresentados pela contratada no início dos trabalhos;

V. acompanhar o andamento da execução da obra, a fim de constatar a sua conformidade com o projeto, e tomar as medidas saneadoras julgadas necessárias;

VI. manter um arquivo completo e atualizado de toda a documentação pertinente aos trabalhos, incluindo o contrato, caderno de encargos, orçamentos, cronogramas, correspondências, relatórios diários, fotografias, certificados de ensaios e testes de materiais e serviços, protótipos e catálogos de materiais e equipamentos aplicados nas reformas e obras;

VII. verificar o perfeito entrosamento na realização das etapas, de forma a não comprometer a execução do objeto do contrato;

VIII. acompanhar e atestar as medições de cada etapa, verificando se o valor está de acordo com o previsto no cronograma estabelecido.

ACOMPANHAMENTO DA GESTÃO CONTRATUAL

Art. 9º Salvo situações devidamente justificadas pela unidade interessada na contratação, o pagamento das despesas a fornecedores pelo TREDF será efetuado ordinariamente no prazo de 15 (quinze) dias úteis, contados do recebimento formal da respectiva nota fiscal ou documento hábil equivalente.

Art. 10 A Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade disporá de 5 (cinco) dias úteis para a realização dos atos de liquidação e pagamento da despesa e encaminhamento do PA à consideração superior, contados a partir do recebimento dos autos aptos à realização dos referidos atos de liquidação.

Art. 11 Os titulares das coordenadorias e seções do Tribunal empreenderão ações com vistas à gestão eficaz dos contratos que lhes forem atribuídos, que compreende fiel execução, cumprimento dos prazos estabelecidos para pagamento e observância da vigência contratual.

§ 1º. Para cumprimento do estabelecido no caput, os titulares referidos elaborarão, e manterão atualizados, mapas de todos contratos sob gestão de sua unidade, dos quais deverão constar n°s do PA e do contrato, objeto, valor, nome da contratada, prazo de execução, prazo de vigência, prazo de vigência da garantia, data-limite prevista de encaminhamento à CORF para pagamento e outros itens julgados necessários, tudo em conformidade com o contrato.

§ 2º. Verificado provável atraso no encaminhamento de PA para pagamento, como definido no inciso XII e no § 1º do art. 6º, ou a proximidade do prazo para solicitação de prorrogação contratual, sem que se tenha procedido nos termos dos incisos XVI e XVII do mesmo artigo, os titulares a que se refere o caput deverão diligenciar junto ao gestor do contrato, por escrito se necessário, com vistas à realização das ações necessárias.

§ 3º. O titular de cada secretaria diligenciará para que a(s) coordenadoria(s) vinculada(s) o mantenha(m) informado sobre os contratos que se referem à sua unidade, por meio de acesso aos mapas a que refere o § 1º, dos quais devem constar os dados de toda a coordenadoria em referência.

Art. 12 Após a conclusão dos procedimentos de pagamento, a Coordenadoria de Orçamento, Finanças e Contabilidade restituirá ao gestor do contrato o respectivo processo, com quem deverá permanecer para acompanhamento da execução do contrato.

Art. 13 Nos casos em que haja previsão editalícia ou contratual, deverá ser exigida a apresentação da garantia nos termos do artigo 56 da Lei 8.666/93, em conformidade com esses instrumentos.

Parágrafo Único. Em toda prorrogação de vigência ou do prazo de execução do contrato, deverá a Coordenadoria de Material e Patrimônio, antes da assinatura do termo aditivo correspondente, verificar a necessidade de prorrogação da garantia contratual apresentada pela contratada.

Art. 14 A Seção de Editais e Contratos deverá, por meio de ofício, informar ao contratado, no momento da assinatura do instrumento contratual, os nomes dos servidores deste Tribunal que ficarão responsáveis por acompanhar a execução do contrato, informando-se-lhe que qualquer irregularidade ou dificuldade verificada na sua execução será registrada por escrito em documento que deverá ser a ele encaminhado.

PROIBIÇÕES

Art. 15 É vedado a qualquer servidor ou dirigente do Tribunal:

I. exercer poder de mando sobre os empregados da contratada, reportando-se somente ao gestor ou fiscal do contrato;

II. interferir nos trabalhos do gestor ou fiscal do contrato, exercendo pressão direta ou indireta para que pratique ato contra expressa disposição de Lei ou preceito ético;

III. manter contato com o contratado, visando obter benefício ou vantagem, direto ou indireto, inclusive para terceiro;

IV. indicar pessoal para ser admitido pela contratada, ainda que seja para prestar serviço em outro contrato ou outra empresa do mesmo grupo.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 16 Todos os servidores atualmente designados executores de contrato serão considerados gestores de contrato, até que nova designação seja realizada.

Art. 17 Para efeito da execução contratual, o contratado será representado junto ao Tribunal por meio de um preposto.

Art. 18 Para os efeitos desta portaria, equiparam-se às coordenadorias indicadas nos artigos anteriores a Chefia de Gabinete da Presidência, a Assessoria Jurídica da Presidência, a Assessoria Jurídica da Vice-Presidência e Corregedoria Regional Eleitoral, a Assessoria de Planejamento e a Assessoria Jurídica e de Gestão Administrativa da Diretoria-Geral.

Art. 19 São atribuições específicas da Secretaria de Administração e Orçamento:

I. promover a formação técnica, regular e contínua, com vistas à capacitação adequada dos gestores e fiscais de contratos;

II. orientar, auxiliar e dar o suporte na atuação dos gestores e fiscais de contratos;

III. auxiliar nas negociações dos contratos de maior valor econômico e/ou grande relevância estratégica.

Art. 20 Todas as unidades administrativas e servidores do Tribunal ficam obrigados a auxiliar na atuação dos gestores e fiscais de contrato.

Art. 21 Deverá ser mantido espaço na intranet do Tribunal para orientação aos gestores e fiscais de contrato, contendo, no mínimo:

I. relação dos gestores e fiscais de contrato;

II. legislação e jurisprudência correlata;

III. contratos, aditivos e apostilas;

IV. modelos de documentos;

V. página contendo dúvidas mais frequentes dos gestores e fiscais de contrato e as respostas respectivas.

§ 1º. A Secretaria de Tecnologia da Informação deve disponibilizar o espaço a que se refere o caput no prazo máximo de 120 (cento e vinte) dias, a contar da publicação deste ato.

§ 2º. A Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças ficará responsável pelo conteúdo do referido espaço, sendo assistida, se necessário, pela Assessoria Jurídica da Presidência, Assessoria Jurídica e de Gestão Administrativa da Diretoria Geral e Coordenadoria de Controle Interno.

Art. 22 Para fins desta portaria considera-se:

I. Administração: o TRE-DF, órgão que opera e atua concretamente representando a Administração Pública;

II. Administração Pública: a administração direta ou indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, abrangendo inclusive as entidades com personalidade jurídica de direito privado sob controle do poder público por ele instituídas ou mantidas;

III. Contratado: a pessoa física ou jurídica que contrata com o TRE/DF;

IV. Gestor de Contrato: servidor, vinculado à Justiça Eleitoral, designado para acompanhar e fiscalizar a execução dos contratos firmados pelo TRE/DF e promover as medidas necessárias à fiel execução das condições previstas no ato convocatório e no instrumento de contrato;

V. Fiscal de Contrato: o servidor vinculado à Justiça Eleitoral, ou ainda, a pessoa física ou jurídica contratada pelo Tribunal, com atribuições de subsidiar ou assistir ao Gestor do Contrato, no que respeita ao controle e acompanhamento de execução física do objeto.

VI. Glosar: restringir parte do valor indicado em uma fatura, reduzindo o preço a ser pago;

VII. Preposto: pessoa física, sócio, dirigente ou empregado do contratado que está investido no poder de representação daquele para a prática de atos referentes ao contrato, em nome e com a autoridade do contratado, devendo ser por este expressamente indicado/designado na forma do art. 68 da Lei nº 8.666/93;

VIII. Projeto básico: conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos métodos e do prazo de execução.

IX. Seguro-garantia: o seguro que garante o fiel cumprimento das obrigações assumidas por empresas em licitações e contratos;

X. Serviço: toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição, conserto, instalação, montagem, operação, conservação, reparação, adaptação, manutenção, transporte, locação de bens, publicidade, seguro ou trabalhos técnicos-profissionais;

XI. Termo de referência: é o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar a avaliação do custo pela Administração, diante de orçamento detalhado, considerando os preços praticados no mercado, a definição dos métodos, a estratégia de suprimento e o prazo de execução do contrato.

XII. Livro de registros de ocorrências: registro sistemático dos atos da execução do contrato, obrigatório pelo Art. 67 da Lei nº 8.666/93, elaborado pelo Gestor do Contrato, normalmente realizado em livro pautado, com folhas numeradas, com termo de abertura e encerramento, podendo, a critério da Administração, ser registrado em meio eletrônico;

XIII. Obra: toda construção, reforma, fabricação, recuperação ou ampliação realizada por execução direta ou indireta;

XIV. Ocorrência: ato ou fato que dificulta ou impossibilita a execução do objeto contratual ou, ainda, modifica a relação jurídica da contratada com a Administração.

XV. Diário de obra: documento de informação, controle e orientação, elaborado de forma contínua e simultânea à execução da obra, cujo teor consiste no registro sistemático, objetivo, sintético e diário dos eventos ocorridos no âmbito da obra, bem como de observações e comentários pertinentes, podendo ser efetivado em meio eletrônico.

Art. 23 O não cumprimento das disposições desta portaria por parte do servidor indicado como gestor do contrato e/ou dos respectivos titulares das unidades deste Tribunal poderá ensejar a abertura de processo administrativo para apurar responsabilidades, podendo a eles ser aplicadas as penalidades contidas no art. 121 e seguintes da Lei 8.112/90.

Art. 24 Os casos omissos serão resolvidos pelo Diretor-Geral.

Art. 25 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário e, em especial, a Portaria GP n°s 155, de 20 de abril de 2009.

Desembargador MÁRIO MACHADO

Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal