PORTARIA PRESIDÊNCIA N. 25, DE 16 DE MARÇO DE 2016.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições legais e considerando as disposições da Lei nº. 8.666/1993 e suas alterações, o Decreto nº. 99.658/1990, a Instrução Normativa SEDAP nº 205/1988, a Instrução Normativa TSE nº 11/2011, bem assim o contido na Portaria GP TREDF nº 253/2010 e PA 14.170/2014, RESOLVE:

Art. 1º. Os procedimentos administrativos que tratem de administração de material de consumo e do almoxarifado, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal, serão instruídos conforme estabelecido nesta portaria. 

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES INICIAIS

Art. 2º. Cabe à Seção de Materiais de Consumo da Coordenadoria de Material e Patrimônio - SEMAC/COMP o gerenciamento das atividades relativas à administração de materiais de consumo e almoxarifado, especificamente quanto à catalogação, ao ressuprimento de estoque, ao controle de entrega, ao recebimento, à armazenagem e conservação dos materiais, ao atendimento das requisições das unidades requisitantes – UR’s.

Art. 3º. Caberá à Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças – SAO e à Coordenadoria de Controle Interno – COCI fiscalizar a aplicação das regras constantes desta portaria, bem como propor as atualizações que se fizerem necessárias, sempre buscando o aprimoramento dos serviços prestados, a eficácia dos controles e a confiabilidade dos registros. 

CAPÍTULO II

CONCEITUAÇÃO

Art. 4º. Para os fins desta portaria considera-se:

I. Material de Consumo - aquele que, em razão de seu uso corrente, perde a sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada pelo tempo, sua aquisição é feita por meio de despesa de custeio e não possui controle após a sua distribuição aos usuários.

II. Almoxarifado - setor vinculado à SEMAC, onde é feito o recebimento, a armazenagem e a conservação do material classificado como de consumo de uso no TREDF, de natureza perecível e não perecível, com ou sem data de validade;

III. Usuário - aquele que utiliza o material de consumo do TREDF;

IV. Unidade Requisitante (UR) - unidade integrante da estrutura organizacional do TREDF, ou setor a ela vinculado, devidamente cadastrada no sistema ASI e competente para requisitar materiais junto à SEMAC;

V. Recebimento - é o ato pelo qual o material contratado é entregue ao TREDF no local previamente designado, não implicando em aceitação, mas tão somente na transferência da responsabilidade pela guarda e conservação do material, do fornecedor ao TREDF;

VI. Aceite - é a operação segundo a qual se declara, na documentação fiscal, que o material recebido satisfaz às especificações contratadas.

VII. Inventário Físico - é o instrumento de controle para a verificação dos saldos de estoque no Almoxarifado, que permite, dentre outros, confirmar a localização dos materiais, atualizar os registros, apurar ocorrência de dano, extravio ou qualquer outra irregularidade, ajustar saldos escriturais e movimentações de estoque ao saldo real e avaliar o desempenho do responsável pelo almoxarifado. 

CAPÍTULO III

CATALOGAÇÃO

Art. 5º. A catalogação do material compreende o registro do material no módulo Almoxarifado do Sistema Automotion System of Inventory – ASI, a partir da solicitação da UR interessada, de forma a viabilizar também o cadastramento do pedido de compras. 

CAPÍTULO IV

RESSUPRIMENTO DO ESTOQUE

Art. 6º. Caberá à SEMAC, após detida e periódica análise dos relatórios de consumo médio mensal em cotejo com as quantidades existentes em estoque, solicitar a realização de aquisições de materiais de consumo, a fim de repor os estoques do almoxarifado e evitar a interrupção dos serviços prestados no âmbito do TREDF.

Art. 7º. O ressuprimento do estoque do almoxarifado do Tribunal deverá ser realizado periodicamente com vistas a garantir o fornecimento adequado dos materiais de consumo às unidades requisitantes. 

CAPITULO IV

DO RECEBIMENTO E ACEITAÇÃO

Art. 8º. O recebimento de material, objeto de aquisição, dar-se-á por servidor(es) gestor(es) do contrato, conforme segue:

I. Provisoriamente: no ato da entrega do objeto pela contratada, no verso da nota fiscal ou do documento hábil equivalente;

II. Definitivamente: no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, a partir do recebimento provisório.

§1º. O recebimento de material ocorrerá nos depósitos do almoxarifado, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, caso em que a entrega se fará em outro(s) local(is) designado(s).

§2º. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no almoxarifado.

Art. 9º. O recebimento, rotineiramente, nos depósitos de almoxarifado da SEMAC, decorrerá de:

I. Compra;

II. Cessão;

III. Doação;

IV. Permuta;

V. Transferência.

Art. 10. São considerados documentos hábeis para recebimento, nos casos rotineiros:

I. Nota fiscal, fatura e nota fiscal/fatura;

II. Termo de cessão/doação ou declaração exarada no processo relativo à permuta;

III. Guia de remessa de material ou nota de transferência.

Parágrafo Único. Desses documentos constarão, obrigatoriamente, a descrição do material, a quantidade, a unidade de medida e os preços unitário e total.

Art. 11. O material recebido dependerá, para sua aceitação, de:

I. Conferência;

II. Exame qualitativo, quando for o caso.

Art. 12. O material que apenas depender de conferência com os termos do pedido e do documento de entrega será recebido e aceito por servidor(es) gestor(es) do contrato.

§1º. Caso o material dependa, também, de exame qualitativo, a SEMAC solicitará a unidade administrativa que demandou a aquisição do bem esse exame, para a respectiva aceitação.

§2º. O exame qualitativo poderá ser feito por técnico especializado ou por comissão especial, da qual fará parte o servidor gestor do contrato.

Art. 13. Quando o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido ou, ainda, apresentar faltas ou defeitos, o servidor gestor do contrato providenciará junto ao fornecedor a regularização da entrega para efeito de aceitação. 

CAPÍTULO V

UNIDADES REQUISITANTES – UR’s

Art. 14. No âmbito deste Tribunal, são competentes para requisitar materiais de consumo as seguintes unidades administrativas:

I. Grupo I – Gabinete da Presidência, Gabinete da Diretoria-Geral, AJUP, COCI, EJEDF, ASPLAN, SECOS, OUVIDORIA, SEBIB e CPL;

II. Grupo II - Gabinete da Vice-Presidência e Corregedoria e cartórios e postos eleitorais;

III. Grupo III – Secretarias (Judiciária, de Administração, Orçamento e Finanças, de Gestão de Pessoas e de Tecnologia da Informação), assim como suas respectivas coordenadorias e seções. 

CAPÍTULO VI

CRONOGRAMA DE REQUISIÇÃO E ENTREGA DE MATERIAL

Art. 15. As requisições e entrega de materiais de consumo neste Tribunal obedecerão ao cronograma de requisição e entrega de material previamente elaborado e amplamente divulgado nos meios de comunicação interna pela SEMAC e terá vigência e periodicidade anual.

§1º. O cronograma de requisição e entrega de materiais poderá ser alterado pela SEMAC, em caso de necessidade justificada, tendo em vista as peculiaridades administrativas das unidades e durante o período eleitoral.

§2º. Os pedidos devidamente caracterizados como urgentes e imprevisíveis, que requeiram atendimento fora do cronograma de requisição e entrega de materiais, devem apresentar justificativa plausível para o fato, devendo ser assinado pelo responsável da unidade requisitante ou por superior hierárquico e dirigidos à SAO. 

CAPÍTULO VII

REQUISIÇÃO E DO CREDENCIAMENTO DE USUÁRIOS

Art. 16. As requisições de materiais pelas unidades solicitantes serão efetuadas no sistema Automotion System of Inventory - ASI, sendo permitida somente aos usuários previamente cadastrados no sistema, obedecendo ao cronograma anual de requisição de Material e às exigências seguir:

I. Serão aceitas apenas requisições de material de consumo on-line, salvo exceções, como sistema fora de operação, falta de energia elétrica e outros casos impeditivos do bom funcionamento do ASI, adotando-se, nestes casos, o encaminhamento de mensagem eletrônica (e-mail) para a SEMAC.

II. Suprimentos para impressoras poderão ser requisitados em qualquer data, podendo o pedido ser feito em separado das requisições dos demais materiais.

Parágrafo Único. Em se tratando de suprimentos para impressoras (cartuchos de tinta, toners e cilindros) e pilhas, sendo que a requisição das últimas ocorrerá exclusivamente por iniciativa da SIVAT ou SEMAR, o atendimento da requisição fica condicionado à devolução dos já utilizados.

Art. 17. A indicação de usuários autorizados a requisitar materiais de consumo deverá ser efetivada mediante mensagem eletrônica (e-mail) expedida pelo responsável da unidade requisitante à SEMAC e conter os seguintes elementos:

a) Nome e matrícula do servidor;

b) Unidade de lotação;

c) Ramal para contato.

Art. 18. Somente serão cadastrados no sistema ASI WEB/Almoxarifado os servidores indicados na forma do artigo 17 desta Portaria.

Art. 19. As unidades requisitantes definidas no art. 14 desta Portaria deverão, quando da requisição de materiais, avaliar as reais necessidades do setor, a fim de que o pedido efetivado seja compatível e suficiente para o consumo no período estabelecido no cronograma de requisição e entrega de materiais.

§1º. Os responsáveis pelas unidades requisitantes deverão administrar a utilização dos materiais de modo a evitar a formação de estoques paralelos e perdas por deterioração ou por término do prazo de validade, assim como outros inconvenientes relativos à administração desses materiais.

§2º. Os responsáveis pelas unidades requisitantes assumem, perante a Administração, total responsabilidade pelo uso dos materiais que lhes forem destinados. 

CAPÍTULO VIII

DO FORNECIMENTO DE MATERIAIS

Art. 20. A SEMAC fornecerá os materiais solicitados conforme cronograma de requisição e entrega de materiais pré-estabelecidos, na forma do artigo 15 desta Portaria.

Parágrafo Único. É facultado à SEMAC alterar ou modificar os itens de uma requisição tanto quantitativamente quanto qualitativamente, a fim de resguardar o atendimento igualitário às demandas das demais unidades requisitantes.

Art. 21. À SEMAC é expressamente proibido fornecer materiais solicitados em quantidades que extrapolem o consumo médio mensal ou que não guardem relação com as atividades normalmente desempenhadas pela unidade requisitante, salvo se houver justificativa e autorização da SAO.

Parágrafo Único. Na hipótese do caput, caberá à SEMAC observar, a qualquer tempo, os critérios que minimizem as possibilidades de desabastecimento.

Art. 22. A SAO poderá definir critérios para a entrega de materiais específicos, visando o maior controle sobre a utilização destes, inclusive criando equipes de trabalho para vistoriar os locais onde estão armazenados os materiais requisitados pelos setores e solicitar controles de média de consumo, dentre outros.

Parágrafo Único. O disposto no caput não exime os titulares das unidades requisitantes do dever de fazer bom e regular uso dos materiais que lhes forem confiados, bem como zelar pela correta utilização dos mesmos.

Art. 23. Após o recebimento da requisição de material, a SEMAC tomará as providências para o atendimento à unidade requisitante no prazo estabelecido no cronograma de requisição e entrega de materiais.

Art. 24. No momento da entrega dos materiais de consumo à unidade requisitante, o servidor responsável deverá proceder à conferência e atestar o seu recebimento na Guia de Remessa de Materiais.

§1º. A devolução da Guia de Remessa de Materiais pela unidade requisitante à SEMAC deverá ser efetuada imediatamente ou, em caso de impossibilidade, impreterivelmente no expediente do dia útil seguinte.

§2º. A não devolução resultará em pendência, impedindo futuros atendimentos de materiais à unidade requisitante.

§3º. Caberá à unidade requisitante informar à SEMAC quaisquer divergências constatadas por ocasião do recebimento e conferência dos materiais quando:

I. A quantidade entregue for inferior ou superior à efetivamente solicitada;

II. For enviado material não solicitado;

III. O material, ainda intacto, não for mais utilizado. 

CAPÍTULO IX

DEVOLUÇÃO E DESFAZIMENTO DE MATERIAL

Art. 25. A devolução de material de consumo deverá ser realizada por meio de memorando, informando a descrição detalhada do material, a quantidade e a validade (se houver), os quais deverão ser devidamente encaminhados à SEMAC.

§1º. Após a entrega do material no almoxarifado, a SEMAC avaliará suas condições, podendo reincorporá-lo ao estoque na hipótese de ser classificado como reutilizável.

§2º. No caso do material ser classificado como obsoleto, ocioso, irrecuperável ou antieconômico, a SEMAC adotará providências para sua doação ou desfazimento ecologicamente correto.

Art. 26. O TREDF adotará, no que couber, as disposições estabelecidas no Decreto nº. 99.658, de 30 de outubro de 1990, quanto ao desfazimento de material sem movimentação, cabendo à SEMAC emitir, anualmente, Relatório de Materiais Não Movimentados, submetendo à análise e manifestação das unidades responsáveis por sua aquisição. 

CAPÍTULO X

INVENTÁRIO DO ALMOXARIFADO

Art. 27. Ocorrerá inventário físico de materiais de consumo no TREDF nas seguintes hipóteses:

I. Anual: obrigatório e destinado a comprovar a quantidade e o valor dos materiais de consumo existentes no Almoxarifado do TREDF em 31 de dezembro de cada exercício financeiro, indicando as variações de entrada e saída ocorridas durante o período;

II. Por transferência de responsabilidade: obrigatório e realizado quando da mudança do chefe SEMAC;

III. Eventual: facultativo e realizado em qualquer época e a qualquer tempo por iniciativa do chefe da SEMAC, do coordenador da COMP, do Secretário da SAO, do Diretor-Geral ou por solicitação de órgão fiscalizador competente.

§1º. Para cumprimento aos incisos I e III deste artigo, o almoxarifado deverá ficar fechado nos 3 (três) últimos dias úteis e nos 2 (dois) primeiros dias úteis de cada mês, ficando vedado o atendimento a quaisquer pedidos de requisição de material.

§2º. Serão atendidas as requisições durante o período de inventário físico, nos casos de urgência comprovada, mediante justificativa formal e devidamente fundamentada do responsável da unidade administrativa imediatamente superior à unidade requisitante, devendo ser encaminhada à Presidência da Comissão de Inventário.

§3º. Na hipótese de atendimento a pedido feito na forma do parágrafo anterior, a SEMAC deverá adotar as cautelas necessárias com vistas a efetuar os registros no sistema ASI WEB/Almoxarifado no primeiro dia útil seguinte à conclusão dos inventários ou à emissão do Resumo de Movimentação Mensal de Almoxarifado - RMMA, conforme o caso.

§4º. A SEMAC deverá manter controle dos inventários eventuais, com vistas à apresentação aos órgãos de auditoria interna e externa, sempre que for requisitado. 

CAPÍTULO XI

DO ACESSO À SEÇÃO DE MATERIAIS DE CONSUMO

Art. 28. É proibida a entrada de servidores de outras Unidades administrativas, sem a prévia permissão do chefe da SEMAC, nas áreas destinadas à guarda de materiais de consumo, tanto no edifício-sede, quanto nos depósitos externos (galpões) do TREDF.

§1º. Somente será permitida a entrada de servidores não pertencentes à SEMAC, quando devidamente designados para os trabalhos de auditoria ou inventário e também daqueles ligados à segurança do local, quando necessário.

§2º. Os serviços de limpeza e higienização, bem como de manutenção das instalações nas áreas destinadas à guarda de materiais de consumo serão realizados, preferencialmente, durante o expediente do período vespertino, diariamente, devendo a Coordenadoria de Serviços Gerais tomar as providências cabíveis, inclusive informando os nomes dos funcionários terceirizados que executarão as tarefas nesses dias, os quais deverão ser acompanhados por servidor da SEMAC. 

CAPÍTULO XII

RESPONSABILIDADE

Art. 29. Todo usuário de materiais de consumo poderá ser chamado à responsabilidade pelo mau uso ou pelo desaparecimento, de forma culposa ou dolosa, do material que lhe for entregue.

Art. 30. O usuário que fizer uso inadequado de material de consumo, provocando a quebra ou o desperdício, incluindo a perda de material por expiração do prazo de validade, resultando na sua perda ou alteração de suas características, será chamado a fazer sua reposição na mesma quantidade e qualidade, sempre garantido o direito à ampla defesa e contraditório.

Art. 31. A substituição de material de consumo do TREDF por outro novo ou em bom estado de uso, de qualidade igual ou superior, para suprir aquele que foi avariado pelo usuário será aceita, porém a entrega de material de qualidade inferior resultará em punição, conforme legislação pertinente.

Art. 32. Furtos, roubos ou quaisquer tentativas de apropriação indevida de materiais de consumo do TREDF devem ser comunicados ao superior hierárquico imediatamente após a ciência do fato, por escrito, para que sejam tomadas as devidas providências.

Parágrafo Único. Pela omissão ou conivência, responderão civil, administrativa e penalmente os servidores envolvidos, em consonância com a Lei Nº 8.112/90 e diplomas afins. 

CAPÍTULO XIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 33. Ao responsável pela SEMAC compete informar ao Coordenador de Orçamento e Finanças a movimentação de entrada e saída de materiais de consumo, para registro no SIAFI, até o 2º (segundo) dia útil do mês subseqüente, conforme segue:

I. Mensalmente: por meio da emissão do relatório Resumo de Movimentação Mensal do Almoxarifado – RMMA, acompanhado de quaisquer outros documentos que se fizerem necessários;

II. Anualmente: por meio da emissão do relatório Resumo de Movimentação Anual de Almoxarifado – RMAA.

Art. 34. Ficam revogadas as disposições em contrário, ressalvadas as disposições da Portaria GP nº. 280/2012.

Art. 35. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

 

Desembargador Romão C. Oliveira

Presidente