PORTARIA PRESIDÊNCIA N. 8, DE 19 DE FEVEREIRO DE 2016.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições legais e regimentais;

Considerando a vigência da Portaria-Conjunta nº. 168, de 28 de outubro de 2015, a qual institui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), como o sistema de processo eletrônico administrativo da Justiça Eleitoral do Distrito Federal;

Considerando a importância de disciplinar a protocolização, organização, tramitação e arquivamento de processos administrativos em meio físico, até que todos os documentos passem a tramitar no SEI, e tendo em vista o contido no PA SEI 0010752-55.2015.6.07.8100, RESOLVE:

Art. 1º. Estabelecer normas e diretrizes para a protocolização, organização, tramitação e arquivamento de Procedimentos Administrativos, em meio físico, no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal. 

DA PROTOCOLIZAÇÃO DE DOCUMENTOS INERENTES A PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Art. 2º. Os documentos relacionados a procedimentos administrativos (PA) em meio físico, cuja tramitação tem previsão de encerramento em 30 de junho de 2016, tais como faturas, ofícios, requerimentos dos contratantes, continuarão sendo protocolados no Sistema de Andamento de Processos (SADP), pela Seção de Protocolo (SERPRO) e, após registrados, enviados aos gestores de contrato, a fim de que possam ser juntados aos processos físicos.

Parágrafo Único. Cabe ao gestor de contrato envidar esforços para que os processos cuja vigência ultrapassem a data de 1º de julho de 2016 sejam digitalizados e inseridos no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), a fim de que os documentos inerentes a esses processos possam também tramitar por este sistema. 

DA ORGANIZAÇÃO DO PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO

Art. 3º. As folhas constantes do volume a ser aberto para continuidade do PA serão numeradas, sequencialmente e rubricadas no canto superior direito, a partir do documento inicial, utilizando-se de carimbo ou timbre personalizado.

§ 1º Não serão considerados para efeito de numeração de páginas dos PAs as contracapas e as capas dos volumes subsequentes ao primeiro e os termos de abertura e encerramento.

§ 2º No caso de erro ou rasura na numeração de folhas do PA, caberá à unidade onde se der o fato, verificada a impossibilidade de substituição da peça, proceder às retificações necessárias, certificando o ocorrido imediatamente após a última folha renumerada, conforme modelo constante no Manual de Rotinas para Gestão de Documentos.

Art. 4º. Os atos praticados no PA contarão com o nome completo, a matrícula, o cargo ou função do servidor responsável que o assinar.

Art. 5º. A inclusão de documentos no PA deverá observar a ordem cronológica dos fatos ocorridos e dos atos praticados.

Parágrafo único. A juntada de documentos será precedida de termo próprio feito pela unidade que incluí-los no PA, conforme modelo constante no Manual de Rotinas para Gestão de Documentos.

Art. 6º.  A emissão de pareceres, despachos de expediente e andamento no PA serão feitas em folhas de papel no padrão A-4, com timbre do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal, e de acordo com os padrões estabelecidos no Manual de Atos Administrativos implantado pela Portaria-GP nº. 171, de 27 de junho de 2008.

Parágrafo único. Na juntada de documento de tamanho inferior a ¾ de uma folha A4, esse será colado em folha em branco A4, de modo a possibilitar a leitura do anverso e verso, devendo o carimbo de numeração, aposto no canto superior da folha, alcançar o documento e a folha em que foi colado.

Art. 7º. Deverão ser juntados ao procedimento administrativo os documentos que servirão de instrução e de suporte aos atos nele praticados, sendo vedada a inclusão de documentos na contracapa.

Art. 8º. O PA principal e seu acessório ficarão em poder do gestor do contrato para a movimentação necessária, quando demandada a instrução ou a prática de atos, segundo a finalidade estabelecida nesta portaria.

§ 1º Quaisquer alterações contratuais, formalizadas por aditamento ou apostilamento, que venham a ocorrer no decurso do contrato, observado o prazo indicado no art. 2º, serão instruídas e formalizadas no PA principal, sendo vedada abertura de qualquer novo PA ou a utilização do PA acessório para esse fim.

§ 2º A unidade responsável pela elaboração de contratos, tão logo seja formalizada a alteração contratual, encaminhará o PA principal ao gestor do contrato para acompanhamento, o qual ficará obrigado a proceder à juntada das cópias dos correspondentes termos (aditivo ou apostila) aos autos do PA acessório.

Art. 9º. Durante a vigência do contrato, o pagamento da despesa ocorrerá em um único PA: o principal, que deu origem à contratação, ou o acessório, quando houver necessidade de realização de mais de um pagamento ou de efetuar pagamento a mais de uma empresa contratada.

Parágrafo único. Fica vedada a prática de atos de pagamento de despesa por meio de qualquer outro instrumento. 

DA ABERTURA E ENCERRAMENTO DE VOLUME

Art. 10. O PA será constituído por volumes de, no máximo, duzentas folhas, ficando vedada a separação das folhas constitutivas de um documento em volumes distintos.

Parágrafo único. Constatado que o documento a ser juntado ultrapassará o limite de folhas definido no caput, este integrará o volume seguinte, encerrando-se o volume anterior, nesse caso, com menos de duzentas folhas.

Art. 11. O encerramento e a abertura do novo volume serão realizados pelo gestor do contrato, mediante termo próprio, conforme modelo constante no Manual de Rotinas para Gestão de Documentos.

§ 1º O novo volume deverá ter capa com a informação de seu número e demais dados constantes da capa do volume inicial.

§ 2º O volume encerrado deverá ser revisado pelo gestor do contrato e classificado, observando-se o plano de classificação de documentos das atividades meio e fim adotados por este Tribunal.

§3º O código da classificação será colocado no canto superior da capa do PA, bem como na primeira e última folha dos autos.

§4º O gestor do contrato deverá encaminhar o volume encerrado à Seção de Arquivo (SEARQ) para digitalização e geração de uma cópia em CD-ROM não regravável, que ficará anexo à contracapa do volume em trâmite. 

DA TRAMITAÇÃO

Art. 12. A tramitação de PA deverá ser objeto de rigoroso controle por parte de todas as unidades administrativas, que manterão o SADP e o SISCONTRATA ON LINE devidamente atualizados, responsabilizando-se pelo andamento e ainda pela digitalização de todos os documentos.

§ 1º É obrigatório o recebimento imediato do PA no SADP, cabendo à unidade que por último movimentá-lo o respectivo lançamento.

§ 2º O PA somente poderá ser movimentado após sua revisão e registro em etiqueta localizada na última contracapa do volume em trâmite.

§ 3º Ao movimentar o PA, o servidor responsável deverá proceder da seguinte forma no SADP:

I - de forma sucinta, descrever o(s) ato(s) praticado(s) em sua unidade e/ou o que deverá ser realizado na unidade administrativa para onde o PA está sendo enviado, sendo vedadas expressões genéricas como ‘para providências’, ‘devidos fins’ e afins;

II - consignar o número da última página e a quantidade de volumes.

§ 4º Após os lançamentos no SADP, deverá ser preenchido o Livro de Protocolo utilizado para a movimentação física do PA, onde deverão ser consignados, além do número do PA e da quantidade de volumes, a data, hora, o nome e a matrícula do servidor responsável pelo recebimento.

§ 5º Ocorrendo movimentação do PA sem a observância das providências previstas neste artigo, será obrigatória a sua devolução à unidade que por último movimentar o procedimento para a necessária regularização. 

DO ARQUIVAMENTO

Art. 13. Quando encerrado, o PA será arquivado provisoriamente na unidade administrativa interessada, mediante registro no SADP e no SISCONTRATA ON LINE (arquivo local), se for o caso, até o cumprimento do prazo de guarda da fase corrente, conforme tabela de temporalidade de documentos, atividades meio e fim, adotada por este Tribunal.

§ 1º Os PAs encerrados serão acondicionados em caixas-arquivo.

§ 2º Cumprido o prazo de guarda na fase corrente, a unidade administrativa interessada encaminhará o PA à SEARQ para arquivamento em fase intermediária.

§ 3º O encaminhamento a que se refere o parágrafo anterior ocorrerá simultaneamente, no que diz respeito aos PAs principal e acessório(s), após a juntada deste(s) àquele e respectivo registro no SADP pela unidade administrativa interessada, antes da remessa.

Art. 14. Considera-se encerrado o PA:

I - pela desistência expressa do interessado ou pelo indeferimento do pleito;

II - pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos dela decorrentes;

III - quando exaurido o contrato por término da vigência ou rescisão e confirmada a inexistência de pendências;

IV - quando seu trâmite for interrompido por período superior a um ano, por inércia da parte interessada.

Parágrafo único. A condição de PA encerrado, nos termos deste artigo, deverá ser atestada pelo responsável pela execução do contrato e pela unidade de contabilidade deste Tribunal, confirmando não restar pendência a sanear no âmbito de suas competências.

Art. 15. A guarda do PA pela SEARQ deverá ser registrada no SADP, consignando-se os dados necessários a sua localização.

§ 1º Os PAs de que trata esta portaria poderão ser consultados nas dependências da SEARQ, por servidores deste Tribunal ou terceiros, sendo que o acesso a informações sigilosas é restrito e condicionado à necessidade de conhecer.

§ 2º Se for necessária a saída do PA das dependências da SEARQ, o interessado deverá formalizar o pedido no SADP.

§ 3º As solicitações de cópias de peças do PA arquivado poderão ser atendidas, mediante o preenchimento de requerimento específico disponível na SEARQ.

Art. 16. Expirado o prazo de guarda na fase intermediária estabelecida pela tabela de temporalidade de documentos, os PAs arquivados na SEARQ serão devidamente analisados, avaliados e selecionados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), que fará a identificação dos documentos para guarda permanente e daqueles destinados à eliminação. 

DO DESENTRANHAMENTO

Art. 17. O desentranhamento de folhas de um PA será realizado pela unidade administrativa interessada, e será certificada pelo servidor que praticar o ato, observando:

I – citar as folhas retiradas e o motivo que provocou o desentranhamento;

II – substituir, no PA, as folhas retiradas pelo Termo de Desentranhamento, modelo constante do Manual de Rotinas para Gestão de Documentos, que receberá a numeração correspondente às folhas desentranhadas;

III – caso as folhas desentranhadas sejam juntadas a outro PA, citar o número deste no Termo de Desentranhamento;

IV – registrar o desentranhamento no SADP. 

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 18. No caso do encaminhamento a que se refere o §4º do art. 11 deverá ser observado, pela unidade correspondente, o que segue:

I - todos os termos, certidões e demais atos deverão estar em conformidade com o definido nesta portaria;

II - o volume ou o PA deverá estar devidamente encerrado;

III - não deverão constar do respectivo PA grampos, clipes ou qualquer outro objeto estranho;

IV - o volume ou o PA terá que estar devidamente classificado;

V - o código da classificação a que se refere o inciso anterior será colocado no canto superior da capa do PA, bem como na primeira e última folha, a lápis.

Art. 19. Será aplicado, no âmbito do TRE-DF, o Manual de Rotinas para a Gestão de Documentos, o qual detalha as rotinas e os procedimentos relativos às atividades de protocolo e arquivo neste Tribunal, inclusive no que respeita aos modelos de certidões e outros termos necessários.

Art. 20. Os documentos registrados no SADP não serão cancelados da base de dados, devendo a unidade interessada proceder ao arquivamento ou à devolução ao interessado, mediante registro no SADP.

Art. 21. Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral.

Art. 22. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. 

 

Desembargador ROMÃO C. OLIVEIRA

Presidente