PORTARIA PRESIDÊNCIA N. 86, DE 12 DE MAIO DE 2022.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições legais e regimentais, considerando as diretrizes institucionais e estratégicas do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal e a busca pela excelência no processo eleitoral, bem assim o contido no Processo Administrativo SEI 0004551-03.2022.6.07.8100,

RESOLVE:

Art. 1º Instituir o Escritório do Processo Eleitoral – EPE com a finalidade de facilitar a elaboração, execução e controle dos processos organizacionais relacionados ao processo eleitoral no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal.

§ 1º O processo eleitoral, dividido em etapas de planejamento, preparação, execução e avaliação das eleições, será subdividido em rol a ser definido pelo EPE.

§ 2º O rol dos processos poderá ser revisto pelo Comitê Permanente de Planejamento Integrado das Eleições - CPPIE antes de iniciado o Planejamento Integrado das Eleições, a pedido dos(as) responsáveis pelos processos, após análise e aprovação do EPE, ouvidas as demais áreas envolvidas.

§ 3º É o(a) gerente responsável pelo mapeamento e atualização do processo de trabalho o titular da unidade, ou seu substituto, nas suas ausências legais ou regulamentares, a que for atribuída a iniciação do respectivo processo eleitoral.

Art. 2º  O Escritório do Processo Eleitoral – EPE será composto pelos seguintes membros:

I - Titular da Assessoria de Gestão Estratégica, Planejamento e Estatística - AGEPE;

II - Titular da Assessoria Jurídica e Administrativa - AJA;

III - Representante da Secretaria da Corregedoria Regional Eleitoral - CRE;

IV - Representante da Secretaria Judiciária - SJU;

V - Representante da Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças - SAO;

VI - Representante da Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP; e,

VII - Representante da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação - STIC;

VIII - Representante do Gabinete da Presidência do Tribunal; (Incluído pela Portaria Presidência n. 103/2022).

IX - Representante do Gabinete da Corregedoria Eleitoral. (Incluído pela Portaria Presidência n. 103/2022).

X - Representante do Cartório da Zona Eleitoral do Exterior (ZZ). (Incluído pela Portaria Presidência n. 267/2022)

§ 1º Compete ao titular da Assessoria de Gestão Estratégica, Planejamento e Estatística - AGEPE a coordenação do Escritório de Processo Eleitoral, com o apoio técnico, quando necessário, do titular da Assessoria Jurídica e Administrativa - AJA.

§ 2º Compete aos representantes das Secretarias, garantir a execução das atividades definidas pelo Escritório no âmbito das suas respectivas áreas.

§ 3º Os titulares relacionados nos incisos I e II serão substituídos, em seus afastamentos, pelos respectivos substitutos legais.

§ 4º Os representantes relacionados nos incisos III, IV, V, VI e VII, assim como seus respectivos suplentes, serão indicados pelo titulares das respectivas unidades e serão designados formalmente pelo CPPIE.

Art. 3° Ao Escritório de Processo Eleitoral compete:

I - coordenar a gestão do processo eleitoral no âmbito do TRE - DF;

II - definir e submeter ao CPPIE, para prévia aprovação, as metodologias, técnicas e ferramentas de apoio para os procedimentos de gestão do processo eleitoral;

​III - acompanhar a execução das atividades de mapeamento e revisão do processo eleitoral pelas unidades responsáveis;

IV - apoiar as unidades do Tribunal na condução das atividades de mapeamento e de avaliação dos seus processos de trabalho, inclusive no gerenciamento dos riscos identificados;

V -  compartilhar e disseminar conhecimentos e ações relacionados a processos e resultados referentes à gestão do processo eleitoral, incentivando a adoção de boas práticas e inovações organizacionais;

VI - auxiliar na definição da arquitetura do processo eleitoral e dos respectivos processos de trabalho a ser objeto de atenção e melhoria contínua;

VII - monitorar os registros da documentação dos processos de trabalho disponíveis e atualizados pelas respectivas unidades responsáveis;

VIII - fornecer informações detalhadas dos processos de trabalho e respectivo desempenho à direção do Tribunal para subsidiar tomadas de decisão;

IX - validar o redesenho do processo, no caso de realização de projeto de melhoria; e,

X - desenvolver outras atividades inerentes à sua finalidade determinadas pelo CPPIE.

§ 1º Ao EPE caberá adotar no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal a Metodologia de Gestão de Processos aprovada pelo CPPIE.

§ 2º A metodologia de gerenciamento de processos de trabalho adotada pelo EPE - TRE-DF terá por finalidade estabelecer uma linguagem comum, mediante prévia padronização dos modelos de documentos a serem adotados nos processos de trabalho.

§ 3º Os fluxogramas e mapas dos processos de trabalho elaborados e validados pelo EPE, serão aprovados pelo CPPIE, na forma da metodologia adotada e deverão ser observados e cumpridos por todas as unidades envolvidas.

Art. 4º Compete a cada gerente, em relação ao processo ou atividade sob sua responsabilidade:

I - informar ao EPE, dentro do prazo fixado, a descrição detalhada das atividades, os requisitos legais e técnicos pertinentes, as informações referentes à divisão interna das tarefas,  atribuições e responsabilidades e o tempo demandado para realização, bem como a fonte dos  registros históricos pertinentes;

II - analisar a viabilidade das propostas de melhorias advindas dos relatórios de avaliação de Eleições anteriores, bem assim as apresentadas pelo EPE ou outras unidades participantes do respectivo processo, manifestando-se sobre as sugestões propostas;

III - realizar a gestão da execução e dos riscos identificados nas atividades inerentes ao processo eleitoral de sua responsabilidade, informando ao EPE as sugestões de revisão que demandem alteração no fluxo de trabalho;

IV - participar das reuniões, sempre que convocados(as), e propor ao EPE, quando entender necessária, a realização de reuniões e ações concernentes ao bom andamento dos trabalhos, apresentando as dificuldades encontradas, bem como as propostas de solução e melhorias;

V - informar sobre a execução das atividades e tarefas sob sua responsabilidade, incluindo no sistema informatizado indicado pelo EPE as informações necessárias ao seu monitoramento, conforme o Planejamento Integrado das Eleições;

VI - participar da avaliação do processo eleitoral, propondo sugestões de melhorias e analisando as propostas dos demais participantes;

VII - prestar informações tempestivamente quando solicitadas e as que julgar necessárias;

VIII - desenvolver outras atribuições afins e/ou correlatas ao processo ou atividade de sua responsabilidade.

Art. 5º Os casos excepcionais serão decididos pelo CPPIE.

Art. 6° Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador Roberval Belinati
Presidente