PORTARIA PRESIDÊNCIA N. 90, DE 3 DE MAIO DE 2023.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO DISTRITO FEDERAL, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e 

Considerando o disposto na Resolução CNJ nº 324/2020, que institui as diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname;

Considerando o disposto na Resolução TSE nº 23.379/2012, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental, o Sistema de Arquivos, o Fundo Histórico Arquivístico e o Comitê de Gestão Documental no âmbito da Justiça Eleitoral;

Considerando o disposto na Resolução TRE-DF nº 7877/2021, que institui a Política de Gestão Documental e de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal; e

Considerando o disposto na Resolução TRE-DF nº 7878/2021, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental e de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral do Distrito Federal – PGDM-JEDF e seus instrumentos de gestão.

Considerando o contido no Processo Administrativo SEI nº 0008455-31.2022.6.07.8100,

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer os procedimentos para a remessa de registros fotográficos e audiovisuais, no formato físico ou digital, de eventos, solenidades e ações institucionais entre a unidade responsável pelo Cerimonial e Comunicação Social e a unidade responsável pela Memória Institucional para comporem o acervo do Patrimônio Histórico e Cultural do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal.

Art. 2º A unidade de Cerimonial e Comunicação Social encaminhará à unidade de Memória Institucional todos os registros fotográficos e de audiovisual de todos os eventos, solenidades e ações institucionais que efetuar por conta própria ou por intermédio de empresa contratada.

§ 1º A remessa dos registros fotográficos e audiovisuais, com a descrição da quantidade de arquivos, o nome e a data do evento, o nome das autoridades, personalidades e servidores participantes registrados em nominata (com as informações que permitam a correta identificação), deverá ser formalizada anualmente no SEI utilizando-se o tipo de processo "Documentação Arquivística: Transferência. Recolhimento".

§ 2º O encaminhamento dos registros fotográficos e audiovisuais, em formato digital, deverá ser realizado pelo Google Drive, da plataforma institucional Google Works, ou outra plataforma institucional que vier a ser adotada pelo TRE-DF, utilizando-se pastas compartilhadas entre a unidade de Cerimonial e Comunicação Social e a unidade de Memória Institucional.

§ 3º Os registros fotográficos e audiovisuais institucionais, em formato digital, integrarão o Acervo Digital da Memória Institucional (ADMI/TRE-DF) e deverão ser mantidos e preservados por meio do Repositório Arquivístico Digital Confiável do Tribunal Regional Eleitoral do Distrito Federal (RDC-Arq / TRE-DF).

§ 4º Os registros fotográficos e audiovisuais, em formato analógico, deverão ser entregues no Centro de Memória do Tribunal, nos termos do § 1º deste artigo.

Art. 3º A data-limite para a remessa dos registros fotográficos e audiovisuais de eventos, solenidades e ações institucionais será até o último dia útil do mês seguinte ao da respectiva realização.

§ 1º Não havendo registro de eventos, solenidades e ações institucionais, a ocorrência deverá ser comunicada à unidade de Memória Institucional no mesmo prazo previsto no caput deste artigo.

§ 2º O descumprimento da data-limite constante do caput deste artigo, por parte da unidade de Cerimonial e Comunicação Social deverá ser devidamente justificado à Administração deste Regional, no procedimento anual instaurado no SEI, de que trata o art.
2º, § 1º.

Art. 4º As demais unidades do Tribunal que realizarem registro fotográfico e audiovisual de eventos institucionais relacionados às atividades finalísticas do órgão deverão encaminhar os respectivos arquivos à unidade de Memória Institucional por e-mail institucional (seged@tre-df.jus.br), aplicando-se o disposto no § 1º, no § 3º e no § 4º do artigo 2º, bem assim o disposto no art. 3º.

Art. 5º A unidade de Memória Institucional deverá proceder ao tratamento técnico necessário para seleção, classificação, guarda, preservação e acesso aos registros fotográficos e audiovisuais institucionais. 

Parágrafo único. Se, ao realizar o tratamento técnico dos registros, a unidade de Memória Institucional identificar lacunas nos acervos recebidos deverá demandar a respectiva unidade para complementação das informações remetidas.

Art. 6º Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Desembargador ROBERVAL CASEMIRO BELINATI

Presidente